เคล็ดลับการทำบัญชีของธุรกิจค้าขายออนไลน์

การขายของออนไลน์ สิ่งที่เจ้าของกิจการจำนวนมากมักมองข้ามคือ “การทำบัญชี”

เพราะการขายดี ไม่ใช่ว่ามีกำไรจริง หากไม่บันทึกต้นทุน ค่าใช้จ่าย และภาษีอย่างถูกต้อง อาจกลายเป็น “ขาดทุนโดยไม่รู้ตัว” และที่สำคัญสรรพากรสามารถตรวจธุรกรรมออนไลน์ได้ทั้งหมด

💬 ดังนั้น ถ้าอยากให้ธุรกิจออนไลน์เติบโตอย่างมั่นคง ต้องเริ่มจาก “การทำบัญชีที่ดี มีระบบ และตรวจสอบได้”

บทความนี้จะพาคุณเรียนรู้ เคล็ดลับการทำบัญชีของธุรกิจออนไลน์แบบเข้าใจง่าย ตั้งแต่เริ่มขาย จนถึงขั้นวางแผนภาษี

ทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องทำบัญชี?

เพราะ “บัญชี” คือเครื่องมือที่ช่วยให้รู้ว่าธุรกิจ ขายได้จริงไหม → กำไรเท่าไร → เงินหายไปตรงไหน

และยังช่วยให้

• จัดการต้นทุนและภาษีได้ถูกต้อง
• ขอสินเชื่อ / ยื่นภาษี / ขยายธุรกิจได้ง่าย
• สร้างความน่าเชื่อถือกับลูกค้าและคู่ค้า

📌ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนพาณิชย์ (รวมถึงออนไลน์) ต้องจัดทำบัญชีและเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างน้อย 5 ปี

 ธุรกิจออนไลน์ต้องทำบัญชีแบบไหน?

ประเภทธุรกิจ	รูปแบบบัญชีที่ต้องทำ	เอกสารที่เกี่ยวข้อง
บุคคลธรรมดา	บันทึกรายรับ–รายจ่ายประจำวัน	สมุดบัญชีรายรับรายจ่าย, สลิปโอน, ใบเสร็จ
ห้างหุ้นส่วน / บริษัท	ทำบัญชีตามมาตรฐานบัญชี	งบแสดงฐานะการเงิน, งบกำไรขาดทุน, สมุดบัญชีแยกประเภท ฯลฯ

ขั้นตอนการทำบัญชีสำหรับร้านค้าออนไลน์

1. แยก “บัญชีกิจการ” ออกจาก “บัญชีส่วนตัว”

อย่ารวมเงินขายของกับเงินใช้ส่วนตัวเด็ดขาดควรเปิดบัญชีใหม่สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ

ข้อดี:

• รู้รายได้–ค่าใช้จ่ายชัด
• ง่ายต่อการคำนวณภาษี
• ไม่โดนประเมินย้อนหลังแบบเหมารวม

2. เก็บหลักฐานทุกธุรกรรมไว้ให้ครบ

เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บ เช่น

• สลิปโอนเงินจากลูกค้า
• รายงานยอดขายจาก Shopee, Lazada, TikTok
• ใบกำกับภาษีซื้อ (ต้นทุนสินค้า, ค่าขนส่ง, ค่ากล่อง ฯลฯ)
• ใบเสร็จค่าลงโฆษณา (Facebook Ads, TikTok Ads)

💡ควรสแกนเก็บเป็นไฟล์ PDF หรืออัปขึ้น Google Drive เพื่อป้องกันการสูญหาย

3. บันทึกยอดขายทุกช่องทางรวมกัน

ธุรกิจออนไลน์ส่วนใหญ่ขายหลายช่องทาง เช่น Shopee + TikTok Shop + Facebook  แต่ละแพลตฟอร์มจะมีรายงานยอดขายของตัวเอง

👉 รวมรายงานทุกแพลตฟอร์มเข้าด้วยกันเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อดูยอดขายรวมทั้งเดือน และตรวจสอบกับบัญชีธนาคารว่าตรงกันหรือไม่

4. บันทึกต้นทุนให้ครบทุกส่วน

ต้นทุนไม่ได้มีแค่ “ราคาสินค้า” แต่รวมถึงค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ เช่น

ต้นทุนสินค้า : ราคาสินค้า ค่าขนส่ง

ต้นทุนการขาย : ค่ากล่อง พัสดุ 

ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม : Shopee Fee, TikTok Commission

ค่าโฆษณา / การตลาด : Facebook Ads, Influencer, ค่าผลิตคอนเทนต์

ค่าแรง : แพ็กของ, แอดมิน, พนักงานส่งของ

📍 การเก็บข้อมูลต้นทุนอย่างละเอียด จะช่วยให้รู้ว่า “ขายจริงแล้วได้กำไรจริงหรือเปล่า”

5. ตรวจยอดเงินเข้าออกทุกสิ้นเดือน

หลังจากรวมรายได้และต้นทุน ควรทำ “รายงานกระแสเงินสด” เช่น

• เงินเข้าจากการขาย
• เงินออกจากการซื้อของ / ค่าใช้จ่าย
• ยอดเงินคงเหลือในบัญชี

📊 จะช่วยให้รู้ว่า “เงินหมุนเวียนของร้านเป็นบวกหรือไม่”

6. การเก็บเอกสารบัญชี

สรรพากรอนุญาตให้เก็บ “หลักฐานอิเล็กทรอนิกส์” ได้แล้ว เพียงแต่ต้องจัดให้เข้าถึงง่าย และเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี เอกสารสำคัญที่ควรเก็บ เช่น

1. ใบกำกับภาษีซื้อ – ขาย
2. รายงานยอดขายจากแพลตฟอร์ม
3. สลิปโอนเงิน / บัญชีธนาคาร
4. สัญญาหรือเอกสารยืนยันธุรกรรม

จัดระบบบัญชีให้ง่าย

แฟ้ม	เนื้อหา	จุดประสงค์
แฟ้มรายรับ	ใบเสร็จ / รายงานยอดขาย / สลิปโอน	ใช้ยืนยันรายได้
แฟ้มรายจ่าย	ใบกำกับภาษีซื้อ / ค่าโฆษณา / ค่าขนส่ง /รายงานค่าใช้จ่าย	ใช้หักค่าใช้จ่ายภาษี
แฟ้มภาษี	รายงานภาษีซื้อ / รายงานภาษีขาย / ภ.พ.30 / ภ.ง.ด.94 / ภ.ง.ด.90 / หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย	ใช้ตรวจสอบภาษีที่ยื่น

เก็บเรียงตามเดือน (ม.ค.–ธ.ค.) และเรียงตามวันที่เพื่อค้นหาง่ายเวลาโดนตรวจ

ปัญหาที่พบบ่อยในการทำบัญชีออนไลน์

1. รายได้หลายช่องทาง แต่ไม่รวมยอดขายทั้งหมด

→ ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกับบัญชีธนาคาร

2. ไม่เก็บหลักฐานค่าใช้จ่าย

→ เสียสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายภาษี

3. รวมเงินส่วนตัวกับเงินร้าน

→ ตรวจสอบยาก และเสี่ยงจ่ายภาษีซ้ำซ้อน

4. ไม่ยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.94)

→ โดนเบี้ยปรับ + ดอกเบี้ย 1.5% ต่อเดือนของยอดภาษีที่ต้องชำระ 

สรุป

การทำบัญชีไม่ใช่ภาระ แต่เป็น “เข็มทิศธุรกิจ” เพราะบัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณรู้ว่า

• ธุรกิจมีกำไรจริงไหม
• ควรปรับต้นทุนตรงไหน
• จะวางแผนภาษีและขยายธุรกิจได้อย่างไร

“ขายได้ = รายได้”

“ทำบัญชีดี = กำไรจริง”

“ไม่ทำบัญชี = ขายเยอะแต่เงินหาย”

เริ่มทำบัญชีให้ถูกตั้งแต่วันนี้ จะช่วยให้ร้านค้าออนไลน์ของคุณ เติบโตได้อย่างยั่งยืน