จะเปิดบริษัทใหม่ ต้องมีโครงสร้างอะไรบ้าง?

การเริ่มต้นธุรกิจในนามบริษัทเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญของผู้ประกอบการที่ต้องการยกระดับกิจการให้มีความน่าเชื่อถือ เข้าถึงลูกค้ากลุ่มใหม่ และเติบโตอย่างยั่งยืน การจดทะเบียนบริษัทไม่ใช่เพียงการ กรอกแบบฟอร์มหรือมีชื่อบริษัทที่ถูกใจเท่านั้น แต่ยังต้องเตรียม “โครงสร้างบริษัท” ที่ชัดเจน เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมายและมีประสิทธิภาพ ดังนี้

1. โครงสร้างนิติบุคคล: ฐานรากของการจดทะเบียนบริษัท

ก่อนอื่น ผู้ประกอบการต้องเข้าใจว่าบริษัทคือ “นิติบุคคล” ที่แยกออกจากตัวบุคคลธรรมดา ซึ่งต้องมีองค์ประกอบพื้นฐานครบถ้วน ได้แก่:

• ชื่อบริษัท: ต้องไม่ซ้ำกับบริษัทอื่นที่มีอยู่แล้ว และต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยทั่วไปควรเตรียมไว้ 3 ชื่อเผื่อกรณีชื่อแรกถูกปฏิเสธ
  
  
• วัตถุประสงค์ของบริษัท: เป็นการระบุประเภทของกิจการ เช่น ขายสินค้าออนไลน์ รับเหมาก่อสร้าง บริการให้คำปรึกษา ฯลฯ ซึ่งควรตรงกับธุรกิจจริงเพื่อความถูกต้องทางภาษีและใบอนุญาต
  
  
• ทุนจดทะเบียน: จำนวนเงินที่ผู้ถือหุ้นจะนำเข้าบริษัท อาจชำระแล้วทั้งหมดหรือบางส่วนก็ได้ โดยนิยมตั้งไว้ตามความเหมาะสมกับขนาดธุรกิจโดยตามกฎหมายกำหนดให้ชำระทุนขั้นต่ำที่ 25% ของทุนจดทะเบียน
  
  
• ผู้ถือหุ้น: บริษัทจำกัดในประเทศไทยต้องมีผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 2 คน ไม่จำเป็นต้องถือหุ้นเท่ากัน และคนเดียวสามารถถือหุ้นได้ถึง 99%
  
  
• กรรมการบริษัท: คือผู้ที่มีอำนาจลงนามแทนบริษัท อาจมีคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ โดยสามารถกำหนดอำนาจลงนามได้ เช่น “กรรมการคนใดคนหนึ่งลงนาม” หรือ “กรรมการสองคนร่วมกันลงนาม”

เมื่อองค์ประกอบเหล่านี้ครบถ้วน ก็สามารถดำเนินการจดทะเบียนนิติบุคคลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้

2. โครงสร้างองค์กร: ใครทำหน้าที่อะไรในบริษัท?

เมื่อมีบริษัทเป็นรูปเป็นร่างแล้ว การบริหารจัดการภายในคือหัวใจที่ทำให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างราบรื่น บริษัทจึงควรมีการวาง โครงสร้างองค์กร ที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจ เช่น

• ฝ่ายบริหาร: เช่น กรรมการผู้จัดการ หรือ CEO ทำหน้าที่กำหนดนโยบายและตัดสินใจเรื่องสำคัญ
  
  
• ฝ่ายบัญชีและการเงิน: ดูแลการบันทึกรายรับรายจ่าย การจัดทำงบการเงิน และการยื่นภาษีประจำเดือน–ปี
  
  
• ฝ่ายขายและการตลาด: ดูแลเรื่องการหาลูกค้า การวางแผนโปรโมท การกำหนดกลยุทธ์การขาย
  
  
• ฝ่ายปฏิบัติการ/ฝ่ายผลิต: สำหรับธุรกิจที่มีการส่งมอบสินค้า บริการ หรือกระบวนการผลิต
  
  
• ฝ่ายสนับสนุน: เช่น งานบุคคล งานกฎหมาย หรือ IT (ในธุรกิจขนาดกลาง–ใหญ่)

แม้บริษัทเริ่มต้นอาจมีคนทำหลายหน้าที่ในคนเดียว แต่การวางโครงสร้างไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้การขยายงานในอนาคตทำได้อย่างมีระบบ

3. โครงสร้างระบบบัญชีและภาษี: เพื่อความโปร่งใสและถูกต้อง

หลายคนเข้าใจผิดว่าเปิดบริษัทแล้วค่อยจัดการเรื่องบัญชีภายหลัง แต่ในความเป็นจริงแล้ว “ระบบบัญชีและภาษี” ควรเริ่มตั้งแต่วันแรกที่บริษัทเปิดดำเนินการ เพราะมีข้อกำหนดทางกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตั้งแต่เริ่ม เช่น

• การขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร: ภายใน 60 วันนับจากวันที่จดทะเบียนบริษัท
• การขึ้นทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): หากคาดว่ารายได้จะเกิน 1.8 ล้านบาท/ปี
• การขึ้นทะเบียนประกันสังคม: ถ้ามีลูกจ้างต้องยื่นเรื่องกับสำนักงานประกันสังคมภายใน 30 วัน
• การจัดทำบัญชีและยื่นภาษี: เช่น ภ.พ.30 (VAT), ภงด.1, ภงด.3, ภงด.50 ฯลฯ ทุกเดือนและทุกปี

หากไม่มีความรู้ด้านบัญชี แนะนำให้จ้างสำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชีที่ขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อให้การจัดทำบัญชีและภาษีถูกต้องตั้งแต่ต้น และหลีกเลี่ยงค่าปรับในภายหลัง

4. โครงสร้างระบบงานและเอกสารภายใน

บริษัทไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ ควรมี ระบบงานและเอกสารภายใน เพื่อความเป็นระเบียบ เช่น

• ตรายางบริษัท: สำหรับใช้เซ็นเอกสารทางราชการ เช่น สัญญา ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี
• บัญชีธนาคารในนามบริษัท: เพื่อแยกรายการทางการเงินจากส่วนตัวอย่างชัดเจน
• แบบฟอร์มมาตรฐาน: เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ฯลฯ
• ระบบจัดเก็บข้อมูล: ทั้งแบบเอกสารกระดาษและระบบออนไลน์ เพื่อใช้อ้างอิง ตรวจสอบ หรือยื่นภาษี

ระบบที่ดีจะช่วยลดความผิดพลาด เพิ่มความน่าเชื่อถือ และพร้อมต่อการตรวจสอบจากหน่วยงานภาครัฐ

5. โครงสร้างเพื่อการเติบโตในอนาคต

การวางแผนเติบโตตั้งแต่เริ่มเปิดบริษัท เป็นอีกมิติหนึ่งที่สำคัญ เช่น

• ผังโครงสร้างองค์กร: วางโครงสร้างล่วงหน้าเพื่อรองรับการขยายทีม
• แผนธุรกิจ: กำหนดเป้าหมาย รายได้ รายจ่าย และการลงทุนในอนาคต
• ระบบควบคุมภายใน: เช่น การอนุมัติค่าใช้จ่าย การจัดเก็บสต๊อก หรือการตรวจสอบรายงาน
• การใช้เทคโนโลยี ERP หรือซอฟต์แวร์บัญชี: เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ

ธุรกิจที่เริ่มจากระบบที่ดี ย่อมพร้อมขยายและปรับตัวได้ง่ายกว่าในระยะยาว

สรุป

การเปิดบริษัทใหม่ไม่ใช่แค่การจดทะเบียนเท่านั้น แต่ต้องมีโครงสร้างที่รอบด้าน ตั้งแต่โครงสร้างทางกฎหมาย องค์กร การบัญชี ระบบเอกสาร ไปจนถึงแนวทางเพื่อการเติบโต การวางโครงสร้างเหล่านี้อย่างรอบคอบตั้งแต่ต้นจะช่วยให้ผู้ประกอบการเดินทางธุรกิจได้อย่างมั่นคง มีระบบ และพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในอนาคต