ใบกำกับภาษีใช้แทนใบเสร็จได้ไหม? คำตอบสำหรับเจ้าของกิจการ

ใบกำกับภาษี-กับ-ใบเสร็จรับเงิน-ต่างกันยังไง

ทำไมเจ้าของธุรกิจควรรู้ความต่างของใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงิน?

แม้ว่า “ใบกำกับภาษี” และ “ใบเสร็จรับเงิน” จะเป็นเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเมื่อมีการซื้อขาย แต่ในเชิงบัญชีและภาษี สองเอกสารนี้มีความหมาย หน้าที่ และผลทางกฎหมายที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ SME หรือผู้ประกอบการที่จด VAT แล้วออกเอกสารผิด อาจเสี่ยงโดนสรรพากรปรับย้อนหลัง และลูกค้าก็ไม่สามารถนำไปใช้ขอคืนภาษีได้

บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจแบบละเอียด พร้อมตัวอย่างเอกสารและแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง

1. ใบกำกับภาษีคืออะไร?

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ออกให้กับลูกค้า เพื่อแสดงรายการสินค้า/บริการ และยอดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหากจากราคาสินค้า

1.1 จุดประสงค์

ใช้เป็นหลักฐานทางภาษีมูลค่าเพิ่ม
ลูกค้าสามารถนำไปใช้ในการ “เครดิตภาษีซื้อ”
ผู้ขายนำไปใช้เป็นหลักฐานยื่นภาษีขาย

1.2 ผู้ที่ต้องออกใบกำกับภาษี

ผู้ประกอบการที่ “จดทะเบียน VAT” เท่านั้น
หากยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ห้ามออกใบกำกับภาษีเด็ดขาด

2. ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารที่แสดงว่าผู้ขายได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว

2.1 จุดประสงค์

ใช้เป็นหลักฐานการชำระเงิน
ไม่สามารถนำไปเครดิตภาษีซื้อได้
ใช้ประกอบการลงบัญชีในบางกรณี

2.2 ผู้ออก

ทุกกิจการไม่ว่าจะเป็น บุคคลธรรมดา หรือบริษัทที่ยังไม่จด VAT ก็สามารถออกได้

3. ความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงิน

ประเด็น	ใบกำกับภาษี	ใบเสร็จรับเงิน
ผู้มีสิทธิออก	ผู้จด VAT เท่านั้น	ทุกกิจการ
จุดประสงค์	แสดงภาษีมูลค่าเพิ่มแยกชัดเจน	ยืนยันการชำระเงิน
ใช้เครดิตภาษีได้ไหม	✅ ได้	❌ ไม่ได้
ต้องมีในระบบบัญชีหรือไม่	✅ จำเป็น	จำเป็น
มีผลต่อการยื่นภาษีหรือไม่	✅ ใช้ยื่นภาษีขาย	✅ ใช้ยืนยันการรับชำระ
ข้อมูลที่ต้องมี	ชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษีทั้งสองฝ่าย, รายการสินค้า, VAT / คำว่าใบกำกับภาษี / สำนักงานใหญ่ / วันที่ออก	ชื่อสินค้า, ราคา, วันที่ชำระเงิน

4. ประเภทของใบกำกับภาษี

4.1 ใบกำกับภาษีอย่างเต็มรูป

เอกสารที่มีข้อมูลครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด เช่น:

ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ
เลขลำดับใบกำกับภาษี
รายการสินค้า/บริการ
ราคาสินค้า และภาษีแยก 7%
วันเดือนปีที่ออกเอกสาร
สำนักงานใหญ่ /สาขา
คำว่าใบกำกับภาษี

4.2 ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ออกโดยธุรกิจทั่วไป เช่น ร้านอาหารที่ใช้ระบบ POS

ไม่ต้องใส่ชื่อผู้ซื้อเหมาะกับลูกค้าทั่วไปที่ไม่ขอเครดิตภาษี

5. ตัวอย่างกรณีที่ต้องใช้ใบกำกับภาษี

บริษัทซื้อของเพื่อไปใช้ในกิจการ และต้องการขอเครดิตภาษี
ผู้ประกอบการจด VAT ที่ขายสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าองค์กร

หากไม่มีใบกำกับภาษี ลูกค้าจะไม่สามารถนำไปยื่นขอคืนภาษีได้ และผู้ขายอาจถูกปฏิเสธเอกสารหากถูกตรวจสอบ

6. ตัวอย่างกรณีที่ใบเสร็จรับเงินเพียงพอ

ร้านค้า/บุคคลธรรมดาที่ยังไม่จด VAT
การขายสินค้าที่ไม่อยู่ในข่ายต้องเสีย VAT (เช่น หนังสือ, สินค้าเกษตรไม่แปรรูป)

7. วิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง

ต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (13 หลัก) ของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ
ใช้รูปแบบมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด
ใช้โปรแกรมบัญชีที่สามารถออกเอกสารภาษีอย่างถูกต้อง เช่น Express, PEAK, FlowAccount, Odoo
สำเนาใบกำกับภาษีต้องจัดเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด (5 ปี)

9. ความเสี่ยงหากออกเอกสารผิด

ออกใบกำกับภาษีโดยไม่จด VAT → โดนปรับสูงสุด 2,000 บาท/ครั้ง
ไม่ออกใบกำกับภาษีทั้งที่จด VAT แล้ว → ปรับ 2 เท่าของภาษี + เงินเพิ่ม
เอกสารไม่ถูกต้อง/ไม่ครบถ้วน → ตรวจสอบย้อนหลังและถูกเรียกคืนภาษี

10. สรุป: ใบกำกับภาษี กับ ใบเสร็จรับเงิน

เอกสารทั้งสองชนิดนี้ไม่สามารถใช้แทนกันได้โดยสมบูรณ์ และมีผลกระทบทั้งในด้านบัญชี ภาษี และกฎหมาย หากผู้ประกอบการเข้าใจความแตกต่างอย่างถูกต้อง จะสามารถ:

ออกเอกสารได้ตรงตามประเภทของธุรกิจ
ป้องกันความเสี่ยงในการโดนตรวจสอบจากสรรพากร
ช่วยให้ลูกค้านำเอกสารไปใช้ได้ถูกต้อง
สร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ