ทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องทำบัญชี?
เพราะ “บัญชี” คือเครื่องมือที่ช่วยให้รู้ว่าธุรกิจ ขายได้จริงไหม → กำไรเท่าไร → เงินหายไปตรงไหน
และยังช่วยให้
- จัดการต้นทุนและภาษีได้ถูกต้อง
- ขอสินเชื่อ / ยื่นภาษี / ขยายธุรกิจได้ง่าย
- สร้างความน่าเชื่อถือกับลูกค้าและคู่ค้า
📌ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนพาณิชย์ (รวมถึงออนไลน์) ต้องจัดทำบัญชีและเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างน้อย 5 ปี
ธุรกิจออนไลน์ต้องทำบัญชีแบบไหน?
| ประเภทธุรกิจ | รูปแบบบัญชีที่ต้องทำ | เอกสารที่เกี่ยวข้อง |
| บุคคลธรรมดา | บันทึกรายรับ–รายจ่ายประจำวัน | สมุดบัญชีรายรับรายจ่าย, สลิปโอน, ใบเสร็จ |
| ห้างหุ้นส่วน / บริษัท | ทำบัญชีตามมาตรฐานบัญชี | งบแสดงฐานะการเงิน, งบกำไรขาดทุน, สมุดบัญชีแยกประเภท ฯลฯ |
ขั้นตอนการทำบัญชีสำหรับร้านค้าออนไลน์
1. แยก “บัญชีกิจการ” ออกจาก “บัญชีส่วนตัว”
อย่ารวมเงินขายของกับเงินใช้ส่วนตัวเด็ดขาดควรเปิดบัญชีใหม่สำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ
ข้อดี:
- รู้รายได้–ค่าใช้จ่ายชัด
- ง่ายต่อการคำนวณภาษี
- ไม่โดนประเมินย้อนหลังแบบเหมารวม
2. เก็บหลักฐานทุกธุรกรรมไว้ให้ครบ
เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บ เช่น
- สลิปโอนเงินจากลูกค้า
- รายงานยอดขายจาก Shopee, Lazada, TikTok
- ใบกำกับภาษีซื้อ (ต้นทุนสินค้า, ค่าขนส่ง, ค่ากล่อง ฯลฯ)
- ใบเสร็จค่าลงโฆษณา (Facebook Ads, TikTok Ads)
💡ควรสแกนเก็บเป็นไฟล์ PDF หรืออัปขึ้น Google Drive เพื่อป้องกันการสูญหาย
3. บันทึกยอดขายทุกช่องทางรวมกัน
ธุรกิจออนไลน์ส่วนใหญ่ขายหลายช่องทาง เช่น Shopee + TikTok Shop + Facebook แต่ละแพลตฟอร์มจะมีรายงานยอดขายของตัวเอง
👉 รวมรายงานทุกแพลตฟอร์มเข้าด้วยกันเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อดูยอดขายรวมทั้งเดือน และตรวจสอบกับบัญชีธนาคารว่าตรงกันหรือไม่
4. บันทึกต้นทุนให้ครบทุกส่วน
ต้นทุนไม่ได้มีแค่ “ราคาสินค้า” แต่รวมถึงค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ เช่น
ต้นทุนสินค้า : ราคาสินค้า ค่าขนส่ง
ต้นทุนการขาย : ค่ากล่อง พัสดุ
ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม : Shopee Fee, TikTok Commission
ค่าโฆษณา / การตลาด : Facebook Ads, Influencer, ค่าผลิตคอนเทนต์
ค่าแรง : แพ็กของ, แอดมิน, พนักงานส่งของ
📍 การเก็บข้อมูลต้นทุนอย่างละเอียด จะช่วยให้รู้ว่า “ขายจริงแล้วได้กำไรจริงหรือเปล่า”
5. ตรวจยอดเงินเข้าออกทุกสิ้นเดือน
หลังจากรวมรายได้และต้นทุน ควรทำ “รายงานกระแสเงินสด” เช่น
- เงินเข้าจากการขาย
- เงินออกจากการซื้อของ / ค่าใช้จ่าย
- ยอดเงินคงเหลือในบัญชี
📊 จะช่วยให้รู้ว่า “เงินหมุนเวียนของร้านเป็นบวกหรือไม่”
6. การเก็บเอกสารบัญชี
สรรพากรอนุญาตให้เก็บ “หลักฐานอิเล็กทรอนิกส์” ได้แล้ว เพียงแต่ต้องจัดให้เข้าถึงง่าย และเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี เอกสารสำคัญที่ควรเก็บ เช่น
- ใบกำกับภาษีซื้อ – ขาย
- รายงานยอดขายจากแพลตฟอร์ม
- สลิปโอนเงิน / บัญชีธนาคาร
- สัญญาหรือเอกสารยืนยันธุรกรรม
จัดระบบบัญชีให้ง่าย
| แฟ้ม | เนื้อหา | จุดประสงค์ |
| แฟ้มรายรับ | ใบเสร็จ / รายงานยอดขาย / สลิปโอน | ใช้ยืนยันรายได้ |
| แฟ้มรายจ่าย | ใบกำกับภาษีซื้อ / ค่าโฆษณา / ค่าขนส่ง /รายงานค่าใช้จ่าย | ใช้หักค่าใช้จ่ายภาษี |
| แฟ้มภาษี | รายงานภาษีซื้อ / รายงานภาษีขาย / ภ.พ.30 / ภ.ง.ด.94 / ภ.ง.ด.90 / หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย | ใช้ตรวจสอบภาษีที่ยื่น |
เก็บเรียงตามเดือน (ม.ค.–ธ.ค.) และเรียงตามวันที่เพื่อค้นหาง่ายเวลาโดนตรวจ
ปัญหาที่พบบ่อยในการทำบัญชีออนไลน์
- รายได้หลายช่องทาง แต่ไม่รวมยอดขายทั้งหมด
→ ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกับบัญชีธนาคาร
- ไม่เก็บหลักฐานค่าใช้จ่าย
→ เสียสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายภาษี
- รวมเงินส่วนตัวกับเงินร้าน
→ ตรวจสอบยาก และเสี่ยงจ่ายภาษีซ้ำซ้อน
- ไม่ยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.94)
→ โดนเบี้ยปรับ + ดอกเบี้ย 1.5% ต่อเดือนของยอดภาษีที่ต้องชำระ
สรุป
การทำบัญชีไม่ใช่ภาระ แต่เป็น “เข็มทิศธุรกิจ” เพราะบัญชีที่ดีจะช่วยให้คุณรู้ว่า
- ธุรกิจมีกำไรจริงไหม
- ควรปรับต้นทุนตรงไหน
- จะวางแผนภาษีและขยายธุรกิจได้อย่างไร
“ขายได้ = รายได้”
“ทำบัญชีดี = กำไรจริง”
“ไม่ทำบัญชี = ขายเยอะแต่เงินหาย”
เริ่มทำบัญชีให้ถูกตั้งแต่วันนี้ จะช่วยให้ร้านค้าออนไลน์ของคุณ เติบโตได้อย่างยั่งยืน