กิจการออกใบกำกับภาษีแต่ไม่ได้จด VAT ผิดหรือไม่?

ออกใบกำกับภาษีแต่ไม่ได้จด VAT ผิดหรือไม่? เรื่องที่คนทำธุรกิจพลาดจนโดนค่าปรับแบบไม่รู้ตัว

ในโลกของคนทำธุรกิจ“ใบกำกับภาษี” เป็นคำที่หลายคนทำธุรกิจมักได้ยินบ่อยมาก ไม่ว่าจะตอนดำเนินกิจการ ทำงานร่วมกับบริษัทใหญ่ ตอนยื่นเอกสารเบิกค่าใช้จ่าย หรือตอนที่ลูกค้าถามว่า “ขอใบกำกับภาษีด้วยนะคะ” แต่รู้ไหมว่า มีเจ้าของกิจการจำนวนไม่น้อยที่ยังสับสนอยู่ว่า เราจะแค่ “ออกใบเสร็จ” ให้ลูกค้าพอไหม? หรือจริง ๆ แล้วลูกค้ากำลังขอ “ใบกำกับภาษี” ที่มี VAT 7%? ด้วย

ปัญหามันเกิดขึ้นตอนที่หลายธุรกิจยังไม่ได้ขึ้นทะเบียน VAT แต่ลูกค้ากลับขอใบกำกับภาษี และเมื่ออยากให้ดูเป็นมืออาชีพ กิจการเลยออกใบกำกับภาษีไปแบบไม่ได้คิดอะไร แต่เอกสารใบเดียวนี้ สามารถทำให้สรรพากรเรียกตรวจย้อนหลังได้สูงสุดถึง 5 ปีเลย

เรื่องแบบนี้มักเกิดกับ SME เพราะเจ้าของกิจการมักเข้าใจว่า “ใบเสร็จ = ใบกำกับภาษี” ซึ่งจริง ๆ แล้วมันไม่เหมือนกันเลย และในแง่ของกฎหมายภาษี ใบกำกับภาษีถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญ เมื่อกิจการเก็บ VAT จากลูกค้า และต้องส่ง VAT ให้รัฐ ดังนั้นที่จะออกเอกสารนี้ได้ จะต้อง “ขึ้นทะเบียน VAT” ก่อนเท่านั้น หากกิจการออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ์ถือว่าผิดกฎหมายทันทีตั้งแต่ออกใบแรก 

คำถามคือ ถ้ายังไม่ได้ขึ้น VAT แต่ออกใบกำกับภาษีไปแล้วจะเกิดอะไรขึ้น?

หลายคนไม่เคยคิดว่ามันจะร้ายแรงอะไร แต่ในความจริงมันเกี่ยวกับเงินภาษีของรัฐโดยตรง และกฎหมายก็กำหนดชัดเจนว่า ถ้าคุณออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ์ ไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ ก็ถือว่ามีความผิด

บทความนี้ได้รวบรวมข้อมูลแบบเข้าใจง่าย สำหรับผู้ประกอบการเพื่อทำความเข้าใจเรื่องการออกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้องไว้หมดแล้ว มาเริ่มอ่านกันได้เลย

ดังนั้นถ้ากิจการยังไม่ได้จด VAT แต่ออกเอกสารใบนี้ เท่ากับว่ากำลังออกเอกสารที่กฎหมายจำกัดสิทธิ์เฉพาะบางคนเท่านั้น เหมือนใช้บัตรประชาชนของคนอื่นซึ่งผิดกฎหมาย

ถ้ายังไม่จด VAT แต่ลูกค้าขอใบกำกับภาษี ต้องทำไง?

หากลูกค้ามาใช้บริการหรือซื้อสินค้าแล้วต้องการใบกำกับภาษีเพื่อนำค่าใช้จ่ายไปหักภาษีซื้อหรือเครดิตภาษีซื้อ จึงต้องการใบกำกับภาษีทุกครั้ง

แต่ถ้ากิจการมีรายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี จึงยังไม่ต้องจดVAT จำเป็นต้องปฎิเสธลูกค้าและออกเป็นบิลใบเสร็จรับเงินสดแทน แต่ลูกค้านำไปเครดิตภาษีซื้อไม่ได้

ตัวอย่างที่ออกใบกำกับภาษีผิดโดยไม่ตั้งใจ

1. กิจการออกเอกสารแล้วเขียนว่า “ราคานี้รวม VAT แล้ว” ทั้งที่ยังไม่ได้อยู่ในระบบVAT = ผิดกฎหมาย
2. ออกใบเสร็จแต่ขึ้นคำว่า “Tax Invoice / Receipt” ถือว่าเป็นใบกำกับภาษีโดยอ้อม  = ผิดกฎหมาย
3. ใช้โปรแกรมออกบิลที่มีช่อง VAT แบบอัตโนมัติ ถ้าระบุ VAT ไว้แม้แต่ครั้งเดียว  = ผิดกฎหมาย
4. ถึงลูกค้าจะไม่ไปยื่นเครกิตภาษีซื้อ แต่ถ้าสรรพากรตรวจแล้วเจอว่ากิจการออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ์หรือไม่ได้อยู่ในระบบVAT เมื่อไหร่  = ผิดกฎหมาย และต้องจ่ายค่าปรับเงินเพิ่ม ตามที่กำหนด 

ถ้าออกใบกำกับภาษีโดยไม่ได้จด VAT มีความผิดอะไรบ้าง?

1. กิจการออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ์

สรรพากรถือว่ากิจการแอบอ้างว่าเป็นผู้ประกอบการที่จด VATแล้ว เท่ากับว่าให้ข้อมูลเท็จต่อรัฐ 

2. กิจการเก็บ VAT โดยไม่มีสิทธิ์

บางกิจการไม่จด VAT แต่เก็บ 7% จากลูกค้า กรณีนี้มีความผิดหนักกว่าเดิม เพราะเก็บภาษีแต่ไม่ส่งรัฐ

3. ใช้เอกสารปลอมทางภาษี

ลูกค้าที่นำใบกำกับภาษีนี้ไปใช้หักภาษีขายก็จะเดือดร้อนไปด้วย เพราะเครดิตภาษีซื้อจะถูกปฏิเสธทันที

และมีความผิดทั้งทางแพ่งและอาญา

วิธีแก้ไขถ้าออกใบกำกับภาษี ทั้งที่ยังไม่ได้จด VAT

1. กิจการต้องหยุดออกใบกำกับภาษี
2. ติดต่อสรรพากรเพื่อชี้แจงว่ามีการออกเอกสารผิดประเภท และต้องการแก้ไขชำระภาษีที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม
3. แจ้งลูกค้าทันทีว่ากิจการยังไม่ได้จด VAT และใบกำกับภาษีที่ออกให้ไม่สามารถใช้เครดิตภาษีได้ หลังจากแก้ไขเรียบร้อยแล้วควรออกเอกสารใบเสร็จรับเงินใหม่ให้ลูกค้าแทน

ทำไมหลายธุรกิจถึงพลาดเรื่องนี้?

1. ลูกค้าบางบริษัทจะขอใบกำกับภาษีเสมอ

โดยเฉพาะถ้าลูกค้าเป็นกลุ่มบริษัท หน่วยงานรัฐ และองค์กรใหญ่ จะไม่รับใบเสร็จธรรมดา แต่ต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

2. เจ้าของกิจการคิดว่าใบเสร็จก็คือใบกำกับภาษี

• ใบเสร็จ คือเอกสารที่ออกเพื่อยืนยันว่าลูกค้าจ่ายเงินแล้ว
• ใบกำกับภาษี คือเอกสารภาษีที่ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จด VAT แล้วเท่านั้น

3. ไม่รู้ว่าเอกสารประเภทไหนออกได้–ออกไม่ได้

หลายร้านออกใบกำกับภาษีทั้งที่คิดว่าเป็นแค่ใบเสร็จธรรมดา ผู้ประกอบการควรศึกษาข้อมูลให้ดีก่อนออก เพื่อไม่ให้มีปัญหาเกิดขึ้นในภายหลัง 

4. ไม่อยากเสียดีลกับลูกค้า

ลูกค้าขอใบกำกับแต่กิจการยังไม่ได้จด VAT แต่อยากได้งานเลยออกให้ก่อนแล้วสุดท้ายกลายเป็นปัญหาใหญ่ตามมาในภายหลังที่ถึงขั้นเสียค่าปรับเงินเพิ่มได้ 

ข้อแนะนำเพื่อไม่ให้ผิดพลาดอีกในอนาคต

1. บอกลูกค้าทุกครั้งว่ากิจการสามารถออกได้แค่ “ใบเสร็จรับเงิน” เท่านั้นเพราะไม่อยู่ในระบบ VAT

• ห้ามใช้คำว่า “Tax Invoice”, “VAT 7%”, “ภาษีมูลค่าเพิ่ม”
• ถ้าทำการค้ากับลูกค้าที่เป็นบริษัทเยอะ ควรจด VAT ตั้งแต่แรก เพื่อให้ออกได้อย่างถูกต้อง

เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคตควรให้สำนักงานบัญชีช่วยตรวจเอกสารก่อนใช้งานจริง เพราะระบบภาษีผิดแม้แค่คำเดียว ก็อาจโดนปรับได้

ใบเสร็จและใบกำกับภาษี ต่างกันยังไง?

1. ใบเสร็จ คือเอกสารที่ออกเพื่อยืนยันว่าลูกค้าจ่ายเงินให้แล้ว เป็นหลักฐานการชำระเงินที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะ

• จดVAT หรือไม่จดVAT
• ร้านค้าเล็ก ๆ
• ขายของออนไลน์
• บริษัท

แต่สิ่งที่ทำให้ใบเสร็จมีคุณสมบัติต่างจากใบกำกับภาษี คือ

• ใบเสร็จเป็นเพียงหลักฐานในการรับชำระเงิน
• ลูกค้าไม่สามารถนำใบเสร็จรับเงินไปใช้เป็นหลักฐานในการหัก “ภาษีขาย” ได้

ใบเสร็จ = หลักฐานการรับเงินทั่วไป ไม่เกี่ยวกับ VAT

1. ใบกำกับภาษี คือเอกสารภาษีที่ออกได้เฉพาะผู้ประกอบการที่จด VAT แล้วเท่านั้น เพราะใบนี้มี VAT 7% และสามารถนำไปใช้เพื่อ

• หักภาษีขาย
• ส่งให้สรรพากรตรวจสอบได้

ความสำคัญของใบกำกับภาษี

• ลูกค้านำไปหักกับภาษีขายได้
• เป็นเอกสารที่สรรพากรใช้ตรวจสอบ
• ออกผิดหรือออกโดยไม่มีสิทธิ์ = ผิดกฎหมาย

ใบกำกับภาษี = เอกสาร VAT ที่สำคัญ ใช้ได้เฉพาะธุรกิจที่จด VAT แล้วเท่านั้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเสร็จและใบกำกับภาษี

ลูกค้าขอใบกำกับภาษี แต่เรายังไม่จด VAT ทำอย่างไรดี?

ต้องออกใบเสร็จรับเงิน ให้ลูกค้าและอธิบายให้ลูกค้าเข้าใจว่ากิจการไม่ได้อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ และถ้าธุรกิจต้องออกบ่อย แนะนำให้จด VAT เพื่อทำงานแบบถูกต้องและถ้ากิจการมีรายได้ตั้งแต่ 1.8 ล้านบาทต่อปีกฎหมายบังคับให้ต้องเข้าสู่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบเสร็จกับใบกำกับภาษีเหมือนกันไหม?

ไม่เหมือนกันค่ะ ใบเสร็จคือหลักฐานการรับเงิน ส่วนใบกำกับภาษีคือเอกสารภาษีที่ต้องมี VAT 7% และออกได้เฉพาะคนที่จด VAT แล้วเท่านั้น

ใบเสร็จใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม?

ไม่ได้ค่ะ ลูกค้าไม่สามารถนำไปหักภาษีขายได้ และสรรพากรไม่นับเป็นเอกสารภาษีตามกฎหมาย VAT

สรรพากรเข้าตรวจใบกำกับภาษีย้อนหลังได้กี่ปี?

กิจการควรเก็บรักษาเอกสารบัญชีภาษีไว้อย่างเป็นระเบียบ เพราะสรรพากรสามารถเข้าตรวจสอบใบกำกับภาษีย้อนหลังสูงสุดถึง 5 ปี

ถ้าออกบิลเงินสด เขาเอาไปลดภาษีได้ไหม?

สามารถนำไปลดค่าใช้จ่ายได้ในงบบริษัทได้ แต่ลดภาษี VAT ภาษีขายไม่ได้

สรุป 

เอกสารแต่ละแบบมีหน้าที่ต่างกันมาก การออกผิดใบอาจทำให้ทั้งเจ้าของธุรกิจและลูกค้าเดือดร้อนในเรื่องภาษีโดยไม่จำเป็น หากยังไม่จด VAT ห้ามออกใบกำกับภาษีเด็ดขาด และถ้าธุรกิจเริ่มมีลูกค้าต้องการเอกสารภาษีบ่อยขึ้น ก็ควรเริ่มพิจารณาขึ้นทะเบียน VAT เพื่อทำงานได้อย่างถูกต้องและน่าเชื่อถือมากขึ้น แต่เมื่อกิจการมีรายได้ที่ไม่อยู่ในกลุ่มประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี กฎหมายกำหนดให้ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายใน 30 วัน ถ้าไม่ทำมีโทษทั้งเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม นับจากวันที่รายได้เกิน 1.8 ล้านบาท

สำหรับกิจการที่ยังไม่จด VAT สามารถออกเอกสารอื่น ๆ ที่ถูกต้องแทนใบกำกับภาษีได้ คือ

1. ใบเสร็จรับเงิน
2. ใบแจ้งหนี้
3. ใบเสนอราคา
4. ใบวางบิล 

ถ้าหากกิจการมีความจำเป็นต้องออกใบกำกับภาษีบ่อย ๆ หรือต้องทำการค้ากับบริษัท เราแนะนำให้กิจการเริ่มวางแผนการจด VAT เพื่อสามารถออกใบกำกับภาษีได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย