ทำไม SME ต้องวางระบบบัญชี ไม่ใช่แค่ทำบัญชี

วางระบบบัญชี ต่างจาก ทำบัญชี อย่างไร

การทำบัญชี คือการบันทึกรายการและยื่นภาษีให้ถูกต้องตามหน้าที่ แต่การวางระบบบัญชี คือการวางระบบให้ธุรกิจทำงานเป็นระเบียบตั้งแต่ต้นทาง เช่น การขาย การรับเงิน การซื้อ การจ่าย การเก็บเอกสาร และการอนุมัติค่าใช้จ่าย เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินเชื่อถือได้และตรวจสอบได้

ระบบบัญชีที่ดีจะช่วย SME ได้ 4 เรื่องหลัก

1. รู้กำไรจริง และรู้ว่ากำไรเกิดจากอะไร
2. คุมกระแสเงินสดไม่ให้เงินขาดมือ
3. ลดความเสี่ยงภาษีย้อนหลังและค่าปรับ
4. ทำให้งบการเงินมีความน่าเชื่อถือสำหรับขอสินเชื่อ/หาพาร์ตเนอร์/ขยายกิจการ

วิธีวางระบบบัญชีสำหรับ SME

1. แยกเงินส่วนตัวกับเงินธุรกิจให้ชัดเจน

การใช้เงินปนกัน จะทำให้บัญชีคลาดเคลื่อน เช่น รายได้ไม่ครบ ค่าใช้จ่ายแยกไม่ได้ กรรมการเบิกเงินไม่เป็นระบบ ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก

สิ่งที่ควรทำทันที

• เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท และรายได้ต้องเข้าบัญชีธุรกิจเท่านั้น
• หากต้องใช้เงินธุรกิจเป็นการส่วนตัว ให้ทำในรูปแบบที่ถูกต้อง เช่น เงินเดือนกรรมการ เงินเบิกทดรอง หรือเงินกู้ยืมกรรมการ (มีเอกสารกำกับ)

2. ออกแบบโครงสร้างรายได้–ค่าใช้จ่าย 

รายได้ ควรแยกอย่างน้อยเป็น

• รายได้หลัก (ขายสินค้า/บริการหลัก)
• รายได้อื่น (ค่าบริการเสริม ดอกเบี้ย ส่วนลดรับ รายได้จากทรัพย์สิน)

ค่าใช้จ่าย ควรแยกอย่างน้อยเป็น

• ต้นทุนขาย/ต้นทุนบริการ (สิ่งที่เกิดขึ้นเพื่อสร้างรายได้โดยตรง เช่น วัตถุดิบ  เงินเดือนและแรงงานฝ่ายผลิต ค่าไฟฟ้า ค่าเสื่อมเครื่องจักร)
• ค่าใช้จ่ายในการขาย (เงินเดือนทีมขาย โฆษณา ค่าคอมมิชชั่น ค่าขนส่งขาย)
• ค่าใช้จ่ายในการบริหาร (เงินเดือนผู้บริหารและพนักงานทีมsupport ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค)
• ค่าใช้จ่ายที่เป็นทรัพย์สิน (คอมพิวเตอร์ เครื่องมือ เครื่องจักร) ซึ่งต้องรู้เรื่อง “ค่าเสื่อม” ด้วย

บัญชีที่ดีเริ่มจากการจัดหมวดหมู่ให้ดี เพราะการจัดหมวดผิดอาจทำให้เห็นกำไรผิด และตัดสินใจผิดได้

3. วางระบบเอกสารให้เป็นหมวดหมู่

การวางระบบเอกสารให้เป็นหมวดหมู่คือหัวใจของบัญชีที่ดี เพราะเอกสารคือหลักฐานของรายได้ ค่าใช้จ่าย และภาษี หากเอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ บัญชีจะทำง่าย ตรวจสอบได้ ลดความเสี่ยงภาษีย้อนหลัง และช่วยให้เจ้าของกิจการมองเห็นภาพการเงินได้ชัดเจนขึ้น

วิธีจัดเอกสารที่แนะนำสำหรับ SME

• แยกโฟลเดอร์เป็นรายเดือน: 01, 02, 03…
• ในแต่ละเดือนแยกย่อยเป็น: ขาย / ซื้อ / ค่าใช้จ่าย / ธนาคาร / ภาษี
• สแกนหรือถ่ายรูปเก็บเป็นไฟล์ทันที (เผื่อกระดาษหาย)
• ตั้งชื่อไฟล์แบบมาตรฐานให้ชัดเจน อ่านง่าย

4. ทำให้การ “ขาย–รับเงิน” เชื่อมกับบัญชีแบบตรวจสอบได้

เมื่อยอดขายไม่ตรงกับรายได้ ปัญหาเหล่านี้มักเกิดจากการที่ระบบขายไม่ได้เชื่อมโยงกับระบบบัญชีอย่างเป็นขั้นตอน การทำให้การขายและการรับเงินเชื่อมกับบัญชีแบบตรวจสอบได้ จึงเป็นพื้นฐานสำคัญของธุรกิจที่อยากเติบโตอย่างมั่นคง

การทำให้การ “ขาย–รับเงิน” เชื่อมกับบัญชีแบบตรวจสอบได้ ไม่ต้องใช้ระบบซับซ้อน แต่ต้องเริ่มจาก

1. วางลำดับเอกสารขายให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
2. แยก “ขายเงินสด” กับ “ขายเชื่อ” ให้ชัด 
3. กำหนดช่องทางรับเงินให้ตรวจสอบได้ 
4. ผูกหลักฐานรับเงินกับเอกสารขาย
5. ทำรายงานลูกหนี้เป็นประจำ
6. กระทบยอดทุกเดือน
7. ใช้เครื่องมือช่วย แต่ต้องมีวินัย

เมื่อรายได้ถูกบันทึกอย่างถูกต้องตั้งแต่แรก จะกลายเป็นเครื่องมือบริหารที่ช่วยให้ SME เติบโตได้อย่างมั่นคง

5. ควบคุมการซื้อ–จ่าย ไม่ให้เงินรั่วไหล

ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีระบบคือจุดที่เงินรั่วง่ายที่สุด โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายยิบย่อย ดังนั้นระบบที่ SME ควรมี คือ 

• ใครมีสิทธิ์สั่งซื้อ/อนุมัติซื้อ
• วงเงินอนุมัติของแต่ละแผนก
• เอกสารประกอบก่อนจ่าย (ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล/หลักฐานส่งมอบ)
• วิธีจ่ายเงินที่ตรวจสอบได้ (โอนผ่านบัญชีบริษัทเป็นหลัก)

ควรทำสรุปค่าใช้จ่ายรายเดือนแบบแยกหมวด เพื่อดูภาพรวมของธุรกิจได้อย่างชัดเจน

6. เลือกเครื่องมือบัญชีให้เหมาะกับขนาดธุรกิจ

• ธุรกิจขนาดเล็ก รายการไม่เยอะ : Excel + โฟลเดอร์เอกสารรายเดือน
• ธุรกิจขนาดกลาง มีบิลขาย/ซื้อสม่ำเสมอ : โปรแกรมบัญชีหรือระบบออกเอกสารอัตโนมัติ
• ธุรกิจขนาดใหญ่ มีสต๊อก มีทีม : ERP/ระบบที่เชื่อมขาย–สต๊อก–บัญชี

7. วางระบบภาษีควบคู่กับบัญชี 

• VAT : ถ้าจด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีถูกต้อง เก็บภาษีขาย–ภาษีซื้อเป็นระบบ
• หัก ณ ที่จ่าย : จ่ายค่าบริการบางประเภทต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย และออกหนังสือรับรองให้ผู้รับเงิน
• ภาษีเงินได้ครึ่งปี/ปลายปี : ต้องเตรียมข้อมูลรายได้–ค่าใช้จ่ายให้พร้อม ไม่ให้ภาษีเป็นก้อนใหญ่แบบคุมไม่อยู่

การเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสมสำหรับ SME

ธุรกิจ SME ควรพิจารณาเลือกระบบบัญชีที่มีความง่ายในการใช้งาน ไม่ซับซ้อนจนเกินไป และสามารถตอบโจทย์การดำเนินงานของธุรกิจได้จริง ระบบบัญชีที่เหมาะสมควรมีค่าใช้จ่ายที่สอดคล้องกับขนาดและงบประมาณของกิจการ มีความสามารถในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ รวมถึงมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ดี เพื่อป้องกันการสูญหายหรือรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ

นอกจากนี้ ระบบบัญชีที่ดีควรมีฟังก์ชันในการจัดทำรายงานทางการเงินและภาษีได้อย่างถูกต้องและทันเวลา ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบผลการดำเนินงานและวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งควรเลือกใช้ระบบที่มีการสนับสนุนและอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าระบบบัญชีจะสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายและมาตรฐานบัญชีได้ตลอดเวลา

การทำธุรกิจต้องมีเอกสารอะไรบ้าง? 

1) เอกสารจดทะเบียนบริษัทที่เกี่ยวข้อง
2) เอกสารฝั่งรายได้ เช่น ใบเสนอราคา / ใบสั่งซื้อจากลูกค้า / ใบกำกับภาษี
3) เอกสารฝั่งค่าใช้จ่าย เช่น / ใบกำกับภาษีซื้อ / ใบเสร็จรับเงิน / ใบแจ้งหนี้
4) เอกสารภาษี ใช้สำหรับการยื่นภาษีและการตรวจสอบ เช่น เอกสารภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT ซื้อ / VAT ขาย) / หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
5) เอกสารธนาคารและการเงิน เพื่อใช้ตรวจสอบเงินเข้า–ออก เช่น รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) / สมุดบัญชี
6) เอกสารพนักงาน เช่น สัญญาจ้างงาน / รายงานเงินเดือน / เอกสารประกันสังคม
7) เอกสารทรัพย์สินและสัญญาระยะยาว ใช้ประกอบงบการเงินและการคำนวณค่าเสื่อม เช่น ใบซื้อทรัพย์สิน (คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร รถยนต์ ฯลฯ) / สัญญาเช่าระยะยาว

การทำธุรกิจต้องมีเอกสารที่ครบถ้วน ถูกต้อง และจัดเก็บเป็นระบบ เพราะคือรากฐานของบัญชีที่ดี ภาษีที่ปลอดภัย และการบริหารธุรกิจที่ยั่งยืน หากเริ่มจัดการเอกสารที่ใช้ในการดำเนินงานตั้งแต่วันแรก ธุรกิจจะทำงานง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัดในระยะยาว

FAQ: วิธีวางระบบบัญชีสำหรับ SME

สรุป

การวางระบบบัญชีสำหรับ SME คือการสร้างพื้นฐานการเงินที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น ไม่ใช่เพียงทำบัญชีเพื่อยื่นภาษี แต่เป็นการออกแบบขั้นตอนการขาย รับเงิน ซื้อ จ่าย และจัดเก็บเอกสารให้เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ 

หัวใจสำคัญคือการแยกเงินส่วนตัวออกจากเงินธุรกิจ จัดเอกสารให้ครบและเป็นหมวดหมู่ ทำบัญชีรายเดือนอย่างสม่ำเสมอ และวางแผนภาษีควบคู่ไปกับการดำเนินงาน เมื่อระบบบัญชีเข้าที่ ธุรกิจจะเห็นกำไรจริง คุมกระแสเงินสดได้ ลดความเสี่ยงภาษีย้อนหลัง และมีข้อมูลทางการเงินที่น่าเชื่อถือสำหรับการตัดสินใจและการเติบโตในระยะยาว