จดบริษัทแต่ไม่มีสัญญาเช่า

กรณีไม่มีสัญญาเช่า แต่สามารถจดบริษัทได้ 

ทำไมรัฐถึงไม่บังคับ ว่าต้องมีสัญญาเช่า? เป็นคำถามสำหรับหลายคนอาจสงสัยว่า ถ้าที่อยู่บริษัทมีความสำคัญมาก ทำไมรัฐจึงไม่บังคับให้มีสัญญาเช่า อย่างเป็นทางการไปเลย

คำตอบคือ รัฐออกแบบมาเพื่อให้ประชาชนสามารถเริ่มต้นธุรกิจได้ง่ายที่สุด โดยไม่สร้างภาระเอกสารที่มากเกินไปสำหรับผู้ประกอบการรายเล็ก

ในความเป็นจริง บางธุรกิจเริ่มจากพื้นที่เล็ก ๆ บางคนใช้พื้นที่ภายในบ้านแบบชั่วคราว หรือบางคนอยู่ระหว่างย้ายที่อยู่อาศัย หากรัฐบังคับให้ทุกคนต้องทำสัญญาเช่าแบบทางการอาจกลายเป็นอุปสรรคที่ไม่จำเป็น และทำให้เกิดความล่าช้าในการเริ่มต้นธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) จึงกำหนดเพียงว่า

1. ต้องมีสถานที่ติดต่อได้จริง
2. ต้องมีผู้ยืนยันสิทธิ์การใช้สถานที่
3. ต้องสามารถตรวจสอบได้

เอกสารประเภท “หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่” จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยลดภาระสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ และในขณะเดียวกันก็ยังป้องกันปัญหาด้านกฎหมายและภาษีในอนาคต 

กรณีไม่มีสัญญาเช่า แต่สามารถจดบริษัทได้ 

1) ใช้บ้านของตัวเองเป็นที่ตั้งบริษัท

จะง่ายและสะดวกที่สุด เพราะไม่ต้องทำสัญญาเช่า ใช้เพียงสำเนาทะเบียนบ้านของตัวเองก็เพียงพอ แต่แนะนำให้เตรียมป้ายบริษัทเล็ก ๆ หรือจัดพื้นที่ทำงานจริงไว้ด้วย เผื่อสรรพากรตรวจในอนาคต

2) ใช้บ้านของพ่อแม่ ญาติ หรือเพื่อน

จดบริษัทได้เช่นกัน แต่ต้องให้เจ้าของบ้านเซ็นหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ พร้อมแนบเอกสารส่วนตัวของเจ้าของบ้านประกอบ เพื่อเป็นหลักฐานสำหรับธุรกิจใหม่ที่ยังไม่มีงบเช่าออฟฟิศ

3) ใช้คอนโดเป็นที่ตั้งบริษัท

สามารถทำได้ แต่ควรตรวจสอบกฎของนิติบุคคลก่อนว่าห้ามประกอบธุรกิจหรือไม่ แต่ถ้าสามารถทำได้ผู้ประกอบการต้องให้นิติบุคคลเซ็นหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่

4) ใช้ Co-working Space หรือ Virtual Office

ตัวเลือกนี้ได้รับความนิยมสูง เพราะประหยัดและคล่องตัว เพียงใช้เอกสารที่ผู้ให้บริการจัดให้ เช่น หนังสือรับรองการใช้ที่อยู่ ก็สามารถจดบริษัทได้ถูกต้องตามกฎหมาย

5) ใช้สถานที่เช่าแบบไม่เป็นทางการ

ในบางครั้งผู้ประกอบการเช่าห้องหรือพื้นที่เล็ก ๆ โดยไม่มีสัญญาเช่าที่เป็นลายลักษณ์อักษร แต่หากเจ้าของสถานที่ยินยอม ก็สามารถเซ็นหนังสือยินยอมแทนสัญญาเช่าได้เช่นกัน

ข้อดีของการจดบริษัทโดยไม่มีสัญญาเช่า

การไม่มีสัญญาเช่าสามารถเป็นข้อได้เปรียบสำหรับผู้ประกอบการใหม่หลายด้าน โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นธุรกิจ นี่คือจุดเด่นสำคัญที่ช่วยให้เริ่มต้นได้ง่าย ประหยัด และคล่องตัวยิ่งขึ้น

1. ประหยัดค่าใช้จ่ายในช่วงเริ่มต้นธุรกิจ เพราะสัญญาเช่าพื้นที่สำนักงานมักมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งมัดจำและรายเดือน หรือรายจ่ายแอบแฝงอื่นๆ การจดบริษัทโดยใช้บ้านหรือสถานที่ที่มีอยู่แล้วช่วยให้ไม่ต้องเสียค่าเช่า / ไม่ต้องวางเงินประกัน / ไม่มีภาระสัญญาระยะยาว
2. ความคล่องตัวในการเริ่มธุรกิจ เมื่อไม่มีพันธะผูกมัดกับสัญญาเช่าทำให้ย้ายที่อยู่บริษัทได้ง่ายเมื่อธุรกิจโตขึ้น หรือ ปรับเปลี่ยนสถานที่ให้เหมาะกับการขยายทีมในอนาคต
3. สำหรับธุรกิจออนไลน์ เช่น ร้านค้าออนไลน์ ฟรีแลนซ์ มักไม่จำเป็นต้องเช่าออฟฟิศตั้งแต่แรก การไม่มีสัญญาเช่าให้ความคล่องตัว และลดต้นทุนได้มหาศาล
4. ใช้บ้านเป็นที่ตั้งบริษัท สามารถเริ่มจดบริษัทได้เร็ว ไม่ต้องรอเอกสารสัญญาเช่านาน แค่มี

• หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ 
• สำเนาทะเบียนบ้าน
• สำเนาบัตรเจ้าของบ้าน

5. ยืดหยุ่นในการจัดการภาษีและการขอเอกสารอื่น ๆ  การไม่มีสัญญาเช่าทำให้

• ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายคงที่ที่ต้องจัดทำบัญชีทุกเดือน
• ไม่ต้องส่งเอกสารค่าเช่า
• สรรพากรไม่ถามรายละเอียดค่าใช้จ่ายออฟฟิศในช่วงแรก

6. ลดความเสี่ยง หากธุรกิจยังไม่มั่นคง สัญญาเช่าจะมีค่ามัดจำอาจเป็นภาระหนักสำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น และการไม่มีสัญญาเช่าช่วยให้ไม่ต้องเสี่ยงเรื่องต้นทุนสูง หรือหยุดธุรกิจได้ง่าย หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามคาด
7. สามารถใช้ Virtual Office ได้ หากไม่ต้องการใช้บ้านจดบริษัท สามารถใช้บริการ

• Virtual Office
• Co-working Space

ซึ่งมีที่อยู่ธุรกิจในทำเลดี ราคาถูกกว่าเช่าออฟฟิศจริงหลายเท่า แถมยังมีห้องประชุม การบริการรับเอกสาร และที่อยู่สำหรับการติดต่อที่ดูเป็นมืออาชีพ จึงเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ามากสำหรับธุรกิจที่ต้องการมีภาพลักษณ์น่าเชื่อถือตั้งแต่แรก

เอกสารที่สามารถใช้แทนสัญญาเช่าได้ 

ถึงแม้ไม่มีสัญญาเช่าสถานที่ประกอบกิจการ แต่สามารถใช้เอกสารนี้ยืนยันแทนได้ 

1. หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ เพื่อยืนยันว่าเจ้าของบ้านให้ใช้สถานที่เป็นสำนักงานหรือประกอบกิจการต่างๆได้
2. สำเนาทะเบียนบ้านเจ้าของสถานที่ เพื่อยืนยันว่าบ้านนั้นเป็นของผู้ที่ให้การยืนยอมจริง
3. สำเนาบัตรประชาชนเจ้าของบ้าน ใช้คู่กับหนังสือยินยอมเพื่อยืนยันตัวตน
4. สัญญายืมสถานที่ เหมาะสำหรับกรณีที่ไม่มีค่าเช่า เช่น บ้านของครอบครัว 
5. เอกสารจากผู้ให้บริการ Co-working Space โดยส่วนใหญ่จะมีการรับรองการใช้ที่อยู่เพื่อจดทะเบียนบริษัท ซึ่งได้รับการรับรองจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) โดยตรง

เหตุผลที่ควรทำหนังสือยืนยอมอย่างตั้งแต่เริ่มต้น

ถึงแม้การให้เจ้าของสถานที่เซ็นหนังสือยินยอมอาจจะไม่ได้มีขั้นตอนสำคัญอะไรมาก แต่ในทางกลับกันจะช่วยให้ไม่มีปัญหาเกิดขึ้นตามมาในภายหลัง ดังนี้

1. จดทะเบียนบริษัทผ่านง่ายขึ้น เพราะมีหลักฐานมายืนยันเกี่ยวกับการอนุญาตให้ใช้สถานที่อย่างถูกต้อง และDBD ก็ยอมรับกับเอกสารนี้ จึงทำให้ขั้นตอนเป็นไปอย่างราบรื่น
2. เก็บไว้ตอนยื่นจด VAT (ภาษีมูลค่าเพิ่ม) หากกิจการเติบโตขึ้นแล้วต้องการจด VAT หลักฐานสถานประกอบการนี้ สามารถใช้ยืนยันได้ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญอีกหนึ่งอย่างก็ว่าได้ 
3. เป็นหลักฐานทางกฎหมาย หากเกิดปัญหาอะไรขึ้น หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จะเป็นหลักฐานว่ากิจการได้ทำถูกต้องตามขั้นตอนแล้ว
4. ช่วยให้บริษัทเติบโตได้อย่างมั่นคง หากข้อมูลของบริษัทถูกต้องตั้งแต่ก้าวแรก การดำเนินงานในส่วนอื่น ๆจะง่ายขึ้น และทำให้ภาพลักษณ์กิจการมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น 

หากใช้สถานที่ประกอบกิจการโดยไม่ได้รับอนุญาต

ถึงแม้จะจดทะเบียนบริษัทโดยไม่มีสัญญาเช่าได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถจดทะเบียนบริษัทได้เลยทันที หากกิจการไม่มีผู้ยินยอมให้ใช้สถานที่ หรือไม่มีหลักฐานสิทธิ์ใช้สถานที่ อาจะมีความเสี่ยงต่อ

1. การลงตรวจของสรรพากร

เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต หรือมีการจดVAT สรรพากรอาจเข้าตรวจสถานประกอบกิจการ และถ้าพบว่าสถานที่นี้ไม่ใช่ที่เจ้าของอนุญาต อาจะถูกสงสัยได้ว่ามีการประกอบกิจการที่ผิดกฎหมายหรือไม่? 

2. สรรพากรมองว่าบริษัทไม่มีตัวตน

บางกรณีสรรพากรอาจคิดว่าเป็นบริษัทที่ตั้งขึ้นเพื่อประโยชน์ภาษี เช่น ออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีกิจการจริง ซึ่งเป็นความผิดร้ายแรงในทางภาษี

3. การขออนุมัติเอกสารสำคัญอาจถูกปฏิเสธ

หากในอนาคตบริษัทต้องการ

• ขออนุญาต BOI
• ขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจเฉพาะทาง
• ขอวีซ่าหรือ Work Permit ให้ต่างชาติ
• ขอกู้เงินจากธนาคาร

หน่วยงานเหล่านี้จะตรวจสอบที่ตั้งบริษัทอย่างละเอียด หากสถานที่ไม่ชัดเจน ไม่สามารถยืนยันได้จริง อาจจะไม่อนุมัติในการยื่นขอสิทธิ์ต่างๆ

4. กระทบต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทต่อคู่ค้า

คู่ค้าที่ต้องการความโปร่งใสอาจตรวจสอบที่อยู่บริษัท หากพบว่าไม่ตรงกับสถานที่ทำงานจริงก็อาจไม่มั่นใจในการร่วมงาน

ข้อควรพิจารณาทำสัญญาเช่าแบบจริงจังในอนาคต

ช่วงเริ่มต้นธุรกิจแม้ยังไม่มีสัญญาเช่าก็ไม่มีผลกระทบมากขนาดนั้น แต่เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต หรือมีการขยับขยายพื้นที่ สัญญาเช่าจึงเป็นหนึ่งในความสำคัญของการดำเนินกิจการ ในกรณีต่างๆ เช่น

1. มีพนักงานประจำหลายคน จำเป็นต้องมีสถานที่ประกอบกิจการจริงเป็นหลักแหล่ง และพื้นที่ที่เหมาะสมกับจำนวนพนักงาน
2. ต้องการความน่าเชื่อถือเมื่อทำธุรกิจ B2B คู่ค้าต้องการความแน่ใจกับกิจการ และหนึ่งในเอกสารที่ต้องการดูคือสัญญาเช่า เพื่อยืนยันว่ามีสถานประกอบการที่น่าเชื่อถือจริง 
3. ต้องการขอกู้เงินกับธนาคารหรือการสร้างเครดิตทางธุรกิจ ธนาคารทุกแห่งต้องการเอกสารยืนยันที่ตั้งบริษัท เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการขอกู้ยืมเงินอย่างแน่นอน 
4. การขอใบอนุญาตประกอบกิจการเฉพาะทาง กิจการบางประเภทจะต้องขอใบอนุญาตเพิ่มเติม อย่างเช่น ร้านอาหาร / สถานประกอบการเสริมสวย เป็นต้น
5. การลดความเสี่ยงด้านภาษี สัญญาเช่าที่มีค่าเช่าชัดเจนจะช่วยให้บริษัทหักค่าใช้จ่ายได้ถูกต้องตามกฎหมาย 

FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจดบริษัทโดยไม่มีสัญญาเช่า

สรุป 

สถานประกอบการบริษัทอาจดูเป็นรายละเอียดเล็ก ๆ แต่ในความเป็นจริงคือหนึ่งในรากฐานสำคัญของความน่าเชื่อถือทางธุรกิจ การไม่มีสัญญาเช่าไม่ใช่อุปสรรค แต่ผู้ประกอบการต้องรู้วิธีจัดการใช้เอกสารอื่นๆ ที่DBD กำหนดแทนได้อย่างถูกต้อง เพราะกฎหมายได้เปิดช่องให้ดำเนินธุรกิจได้อย่างยืดหยุ่น เพียงแต่ต้องชัดเจน โปร่งใส ตรวจสอบได้ และมีหลักฐานรองรับเพื่อป้องกันปัญหาในอนาคต

สิ่งสำคัญคือ ผู้ประกอบการควรเตรียมเอกสารให้ครบตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในวันยื่นจดหรือช่วงเวลาที่ต้องขอจด VAT ภายหลัง เพราะจะทำให้เกิดความล่าช้าได้ 

ข้อควรระวังสำคัญ

แม้ไม่มีสัญญาเช่าแต่ต้องมีเจ้าของสถานที่ยินยอม และมีหลักฐานที่จับต้องได้อย่างชัดเจน ห้ามใช้ที่อยู่แบบสุ่ม หรือที่อยู่ที่เจ้าของไม่ยินยอม เพราะอาจเจอปัญหาหนัก เช่น

• จดบริษัทไม่ผ่าน
• สรรพากรตรวจแล้วพบว่าไม่มีสถานที่จริง
• เสี่ยงถูกมองว่าเป็นบริษัทไม่มีตัวตน หรือทำธุรกรรมผิดปกติ

สิ่งที่สำคัญต่อธุรกิจในอนาคต คือความโปร่งใส ความถูกต้อง และความพร้อมของเอกสารเพื่อรองรับการตรวจในอนาคต