รายจ่ายบริษัทแบบไหนหักภาษีได้? สรุปครบที่เจ้าของต้องรู้

รายจ่ายแบบไหนบ้างที่บริษัทสามารถหักภาษีได้

ในโลกของการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของบริษัทเล็กหรือกิจการขนาดใหญ่ “ภาษี” คือหนึ่งในภาระหน้าที่ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ การเข้าใจว่ารายจ่ายใดสามารถนำมาหักลดหย่อนภาษีได้ จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการบรรเทาภาระทางภาษี แต่ยังเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารการเงินที่มีประสิทธิภาพ และถูกต้องตามกฎหมาย

บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึกว่า รายจ่ายประเภทใดบ้างที่ถือว่า “หักภาษีได้” ตามกฎหมายไทย, ต้องมีเอกสารอะไรประกอบ, และมีเงื่อนไขอย่างไรเพื่อให้กรมสรรพากรยอมรับโดยไม่มีปัญหาภายหลัง

ความหมายของรายจ่ายที่หักภาษีได้

รายจ่ายที่สามารถนำมาหักภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ จะต้องเป็น รายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ มีความจำเป็นและสมเหตุสมผล พร้อมมีเอกสารที่ชัดเจน เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ, ใบเสร็จรับเงิน, สัญญา ฯลฯ

สิ่งที่สำคัญคือ กรมสรรพากรจะพิจารณาว่า “รายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับรายได้ของกิจการหรือไม่”

หากเกี่ยวข้อง = สามารถหักได้

หากไม่เกี่ยวข้อง = อาจถูกตัดออกเมื่อตรวจสอบภาษี

ประเภทรายจ่ายที่สามารถหักภาษีได้

1. รายจ่ายเพื่อการดำเนินธุรกิจทั่วไป

ค่าเช่าสำนักงาน
ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต
ค่าซ่อมบำรุงอุปกรณ์สำนักงาน
ค่าเบี้ยประกันภัยทรัพย์สินของบริษัท
ค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน

เงื่อนไข: ค่าเช่าสำนักงานต้องมีสัญญาเช่าหรือหลักฐานความเป็นเจ้าของ พร้อมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย

2. ค่าตอบแทนบุคลากรและสวัสดิการ

เงินเดือน พนักงานและกรรมการ
โบนัส ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น
เงินสมทบประกันสังคม
สวัสดิการ เช่น ค่าอาหารกลางวัน, ยูนิฟอร์ม, ค่ารักษาพยาบาล

เงื่อนไข: ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายและรายชื่อพนักงานต้องปรากฏในบัญชีเงินเดือน

3. ค่าการตลาดและประชาสัมพันธ์

ค่าโฆษณาในสื่อ (Google, Facebook, ทีวี, วิทยุ ฯลฯ)
ค่าจัดงานแสดงสินค้า
ค่าออกบูธ หรือค่าร่วมงานอีเวนต์
ของแจกของแถมให้ลูกค้า

เงื่อนไข: หากเป็นของแถมมูลค่ามาก ต้องมีหลักฐานการจัดการส่งเสริมการขายจริง เช่น แคมเปญแจกรถ แจกทอง ที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ และต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ตรวจสอบได้

4. ค่าเดินทางและค่าที่พัก

ค่าเดินทางเพื่อพบลูกค้า/ไปประชุม/ศึกษาดูงาน
ค่าที่พักโรงแรม
ค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน (กรณีเดินทางนอกสถานที่)

เงื่อนไข: ต้องมีใบสำคัญจ่าย, รายการเดินทาง, และรายงานประกอบ

แต่หากไม่มีใบเสร็จ ต้องใช้แบบฟอร์มเบิกจ่ายในบริษัทที่ลงลายมือชื่อชัดเจน

5. ค่าฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร

ค่าลงทะเบียนอบรม
ค่าที่พักและเดินทางในการฝึกอบรมนอกสถานที่
ค่าจ้างวิทยากรภายนอก

เงื่อนไข: หากเป็นกิจกรรมภายในองค์กร ควรจัดทำบันทึกหลักฐานให้ชัดเจน

6. ค่าที่ปรึกษาและบริการภายนอก

ค่าบริการบัญชี/ตรวจสอบบัญชี
ค่าที่ปรึกษากฎหมาย
ค่าบริการออกแบบเว็บไซต์, บริหารโซเชียลมีเดีย
ค่าบริการรับจ้างทั่วไป

เงื่อนไข: ต้องมีใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ และหักภาษี ณ ที่จ่าย 3%

7. ค่าธรรมเนียมและภาษี

ค่าธรรมเนียมจดทะเบียนบริษัท
ค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาตต่าง ๆ
ภาษีธุรกิจเฉพาะ ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง
ค่าปรับที่ไม่ใช่ค่าปรับทางอาญา เช่น ปรับล่าช้าในระบบธุรกิจ

รายจ่ายที่ “หักภาษีไม่ได้”

เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด ควรทราบด้วยว่า รายจ่ายบางประเภท “ไม่สามารถหักภาษีได้” เช่น

รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารยืนยัน
รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการ/ผู้ถือหุ้น
รายจ่ายที่เกี่ยวกับส่วนตัว (หากไม่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ)
รายจ่ายผิดกฎหมาย เช่น ค่าติดสินบน, ค่าปรับทางอาญา

หลักฐานประกอบรายจ่าย: ต้องมีอะไรบ้าง?

กรมสรรพากรกำหนดชัดเจนว่า หากบริษัทจะหักรายจ่ายในการยื่นภาษี ต้องมีหลักฐานดังต่อไปนี้:

ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (ออกโดยผู้ประกอบการ VAT)
ใบเสร็จรับเงิน หรือหลักฐานการโอนเงิน
สัญญาหรือหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง
หลักฐานการหักและนำส่งภาษี ณ ที่จ่าย (กรณีว่าจ้างบุคคลภายนอก)

ข้อควรรู้ : บริษัทควรจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ และบันทึกบัญชีรายเดือนให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันความเสี่ยงเมื่อมีการตรวจสอบย้อนหลัง

ตัวอย่างสถานการณ์จริง

กรณี 1: บริษัทจ่ายค่าโฆษณาบน Facebook 20,000 บาท

หักภาษีได้ หากมีใบเสร็จรับเงินจากFacebook และหลักฐานจ่ายที่ยืนยันกับใบแจ้งหนี้และนำส่ง ภพ.36

กรณี 2: กรรมการพาลูกค้าไปเลี้ยงอาหารเย็น 5,000 บาท

หักได้ ถ้ามีวัตถุประสงค์ส่งเสริมการขายและระบุในเอกสารชัดเจน

กรณี 3: พนักงานไปอบรม 3 วัน มีค่าเบี้ยเลี้ยง 2,000 บาท

หักได้ หากมีใบสำคัญเบิกจ่ายและรายงานการอบรม

สรุป: รายจ่ายที่ดี = ช่วยลดภาษีได้อย่างถูกต้อง

การเข้าใจว่า “รายจ่ายแบบไหนบ้างที่บริษัทสามารถหักภาษีได้” ถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญของผู้ประกอบการยุคใหม่ เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดเงินภาษีที่ไม่จำเป็นแล้ว ยังทำให้กิจการมีความโปร่งใส บริหารงานง่าย และพร้อมสำหรับการขยายธุรกิจในอนาคต

สิ่งที่ต้องยึดไว้คือ: รายจ่ายต้องมีเหตุผลทางธุรกิจ + มีเอกสารรองรับ + จัดเก็บบัญชีถูกต้อง = หักภาษีได้อย่างมั่นใจ