วิธีจัดการค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ให้รั่วไหล เคล็ดลับควบคุมต้นทุนธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ควรจัดการอย่างไรให้ไม่รั่วไหล?

ในการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ “ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ” ที่ดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญ มักเป็นสาเหตุที่ทำให้เงินสดในกิจการหายโดยไม่รู้ตัว หลายครั้งเมื่อถึงสิ้นเดือน เรากลับพบว่าแม้จะมียอดขายดี แต่เงินในบัญชีกลับไม่พอใช้ หรือไม่สามารถระบุได้อย่างชัดเจนว่าเงินหายไปไหน

ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่กล่าวถึง อาจได้แก่ ค่ากระดาษ A4 ค่าเดินทาง ค่าน้ำดื่ม ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าส่งพัสดุ ค่าอาหารว่างในการประชุม ค่าโทรศัพท์ ค่าปากกา หรือแม้แต่ค่าทิปเล็กน้อยที่ไม่ได้บันทึกไว้ แม้แต่ละรายการอาจมีมูลค่าเพียง 50–300 บาท แต่เมื่อรวมกันในระยะเวลา 1 เดือน หรือ 1 ปี ย่อมกลายเป็นต้นทุนที่สะสมสูงอย่างไม่น่าเชื่อ

ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ มีผลต่อธุรกิจอย่างไร?

แม้จะดูเป็นเรื่องเล็ก แต่ค่าใช้จ่ายจุกจิกนั้นมีผลโดยตรงต่อ “กำไรสุทธิ” ของกิจการ เพราะทุกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ย่อมทำให้ต้นทุนสูงขึ้นและหากเราไม่สามารถควบคุมได้ ก็อาจทำให้กิจการขาดทุนได้โดยไม่รู้ตัว

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ยังมีผลในเชิงพฤติกรรม เพราะหากพนักงานเริ่มรู้สึกว่าค่าใช้จ่ายเล็กน้อยสามารถใช้โดยไม่ต้องรายงาน ก็อาจนำไปสู่ปัญหาทางวินัยได้ เช่น การใช้เงินบริษัทไปซื้อของส่วนตัว การเบิกค่าเดินทางโดยไม่จำเป็น หรือการออกใบเสร็จซ้ำซ้อน

นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้หากไม่มีการบันทึกที่เป็นระบบ ยังส่งผลต่อ “ความถูกต้องของบัญชี” และการวางแผนภาษีในภาพรวมอีกด้วย

สาเหตุที่ทำให้ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ รั่วไหล

1. ไม่มีการบันทึกบัญชีอย่างสม่ำเสมอหลายองค์กรไม่ใส่ใจการเก็บใบเสร็จ หรือไม่บันทึกค่าใช้จ่ายย่อยในระบบบัญชี ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายเหล่านี้หายไปจากระบบ และไม่สามารถติดตามได้
2. ไม่มีงบประมาณค่าใช้จ่ายเล็กน้อยอย่างเป็นทางการการที่องค์กรไม่กำหนดงบประมาณสำหรับ petty cash หรือค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ทำให้การใช้จ่ายเป็นไปตามความเคยชินของแต่ละคน มากกว่าการวางแผน
3. ไม่แยกเงินส่วนตัวกับเงินบริษัทหากเจ้าของกิจการนำเงินสดของบริษัทมาใช้แบบปะปนกับส่วนตัว โดยไม่มีระบบจัดเก็บเอกสารหรือรายงาน อาจส่งผลให้ค่าใช้จ่ายรั่วไหลจำนวนมากโดยไม่รู้ตัว
4. ขาดวินัยในการอนุมัติและเบิกจ่ายไม่มีระบบอนุมัติค่าใช้จ่าย หรือไม่มีผู้ตรวจสอบ ทำให้พนักงานสามารถใช้เงินในนามบริษัทได้โดยไม่ต้องมีหลักฐานที่เพียงพอ
5. ไม่ตรวจสอบย้อนหลังเป็นประจำ หากไม่มีการตรวจสอบรายการรายเดือน หรือรายไตรมาส ก็จะไม่มีทางรู้ว่าค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ กำลังสะสมมากน้อยแค่ไหน

วิธีจัดการค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

1. สร้างระบบ “Petty Cash” อย่างเป็นทางการ

กำหนดวงเงินสดย่อย เช่น 3,000–10,000 บาท ที่ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อย โดยมีผู้รับผิดชอบดูแลพร้อมเอกสารประกอบการเบิกจ่าย เช่น แบบฟอร์มขอใช้เงินสดย่อย ใบเสร็จต้นฉบับ ใบอนุมัติจากผู้จัดการ

2. ใช้แอปบันทึกรายจ่ายหรือโปรแกรมบัญชี

การใช้แอปพลิเคชันช่วยบันทึกรายจ่ายช่วยให้ทุกค่าใช้จ่ายถูกบันทึกและจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ

3. กำหนด “นโยบายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด”

เช่น ค่าเดินทางต้องแนบใบเสร็จหรือทุกครั้ง ห้ามเบิกค่าอาหารเกิน 2 มื้อต่อวัน ห้ามใช้เงินสดบริษัทในการซื้อของส่วนตัว ฯลฯ

4. ตรวจสอบรายเดือน (Monthly Expense Review)

ผู้ประกอบการควรตรวจสอบ petty cash และค่าใช้จ่ายย่อยทุกเดือน เปรียบเทียบกับงบประมาณเดิม และวิเคราะห์ว่ามีรายการใดสูงผิดปกติหรือไม่

5. แยกบัญชีส่วนตัว – ธุรกิจอย่างเด็ดขาด

แม้จะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ก็ควรเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท และไม่ใช้บัญชีเดียวกับส่วนตัว เพื่อให้การติดตามค่าใช้จ่ายทำได้อย่างโปร่งใส

6. จัดทำ “หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายย่อย” อย่างชัดเจน

เช่น

• ค่าเดินทาง
• ค่าเครื่องใช้สำนักงาน
• ค่าพัสดุ
• ค่าทิปและเลี้ยงรับรอง
• ค่าจิปาถะอื่น ๆ แต่ละหมวดควรมีเพดานค่าใช้จ่าย และเงื่อนไขในการเบิกจ่ายให้ชัดเจน

ความสัมพันธ์กับภาษีและการตรวจสอบจากสรรพากร

แม้ค่าใช้จ่ายเล็กน้อยจะมีมูลค่าไม่มาก แต่หากรวมเป็นจำนวนมากในรอบปี หากไม่มีหลักฐานเพียงพอ อาจกลายเป็น “รายจ่ายที่ไม่เป็นประโยชน์ในการประกอบกิจการ” ตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด และถูกปัดออกจากการคำนวณภาษีได้

ดังนั้น ควร:

• เก็บใบเสร็จทุกฉบับไว้ครบ 5 ปี
• สแกนใบเสร็จลงระบบคลาวด์หรือไดรฟ์
• จัดทำรายงานสรุปค่าใช้จ่ายประจำเดือน พร้อมแนบเอกสารประกอบ
• ตรวจสอบว่ารายจ่ายแต่ละรายการเกี่ยวข้องกับกิจการจริงหรือไม่

เทคนิคสำหรับเจ้าของกิจการรายย่อย

• ตั้ง Excel หรือ Google Sheet แบบง่าย ๆ ให้พนักงานกรอกค่าใช้จ่ายแต่ละวัน
• ตรวจสอบทุกสัปดาห์ และสรุปยอดรายเดือน
• จำกัดจำนวนการเบิกต้องขออนุมัติ เมื่อค่าใช้จ่ายเกิน 2,000 บาทต่อครั้ง 
• แปะใบเสร็จให้ครบทุกใบในแฟ้มหรือ upload เข้าระบบ

สรุป: จัดการรายจ่ายเล็กน้อยวันนี้ = ลดการรั่วไหลระยะยาว

ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยมองข้ามค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เพราะคิดว่าเป็นเพียงเรื่องจุกจิก แต่ความจริงแล้ว นี่คือ “รูรั่ว” ทางการเงินที่ค่อย ๆ บั่นทอนกำไรและสภาพคล่องของธุรกิจในระยะยาว

หากองค์กรให้ความสำคัญกับการบันทึก ตรวจสอบ และกำหนดนโยบายอย่างชัดเจน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็จะไม่เป็นปัญหา และยังสามารถเปลี่ยนเป็นโอกาสในการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรได้อีกด้วย

จำไว้ว่า: “ธุรกิจที่ดี ไม่ได้แค่ขายดี แต่ต้องควบคุมต้นทุนได้ดีด้วย” และหนึ่งในต้นทุนที่ควรเริ่มต้นควบคุม ก็คือ “ค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ” ที่อยู่รอบตัวเรานั่นเอง