ติดต่องานด้านบัญชี ติดต่องานธุรกิจ 
รายการที่ไม่ควรใส่เป็นค่าใช้จ่ายบริษัท
รายการที่ไม่ควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท
ในการวางระบบบัญชีของบริษัท หนึ่งในจุดที่มักเกิดความผิดพลาดคือการนำ รายจ่ายที่ไม่สามารถหักภาษีได้ หรือ ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ มาบันทึกเป็น “ค่าใช้จ่ายของบริษัท” เพื่อจะลดภาษีเงินได้นิติบุคคล
แต่ในความเป็นจริง สรรพากรมีแนวทางการตรวจสอบที่ชัดเจน และหากพบว่าบันทึกค่าใช้จ่ายต้องห้ามเข้ามา อาจ ไม่ได้สิทธิ์หักภาษี และยังอาจโดน เบี้ยปรับเงินเพิ่มย้อนหลัง ได้อีกด้วย
ทำไมต้องแยก “ค่าใช้จ่าย” ให้ถูกต้อง?
- เพื่อลดความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบภาษีย้อนหลัง
- หากบันทึกบัญชีผิด มีความเสี่ยงอาจโดนเรียกตรวจสอบสูงมาก เพราะ สรรพากรมีระบบ AI วิเคราะห์พฤติกรรมผิดปกติ
- เพื่อให้ธุรกิจน่าเชื่อถือ
- หากบริษัทวางระบบบัญชีที่ดี จะมีผลกับเครดิต สินเชื่อ และการระดมทุน เพราะนักลงทุน และคู่ค้า จะมองว่าโปร่งใส มีธรรมาภิบาล
- เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสอบบัญชีประจำปี
- ผู้สอบบัญชีจะตรวจสอบเอกสารทุกประเภท หากรายการใช้จ่ายไม่มีเอกสาร อาจจะถูกบวกกลับเพื่อเสียภาษี
รายการที่ไม่ควรบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัท
1. รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการหรือพนักงาน
1.1 ค่ารายจ่ายส่วนตัว
เช่น ค่าเลี้ยงสังสรรค์ส่วนตัว ค่าอาหารในวันหยุด หรือของใช้ที่ไม่เกี่ยวกับภายในบริษัท
เหตุผล: ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจการ แม้จะใช้จ่ายของบริษัทก็ตาม ถือเป็น “สวัสดิการส่วนตัว” ถ้าเหตุผลไม่เพียงพอและไม่มีเอกสารหลักฐานที่น่าเชื่อถือ
1.2 ค่าท่องเที่ยวของกรรมการ/ผู้บริหาร
หากไม่ใช่ทริปดูงานหรือเจรจาธุรกิจโดยตรง และไม่มีหลักฐานการประชุม จะถือเป็นสวัสดิการส่วนตัว
2. รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานประกอบ
2.1 ค่าของขวัญโดยไม่มีหลักเกณฑ์และมูลค่าสูงมากเกินไป
การซื้อของแจก เช่น นาฬิกา ทอง กระเป๋า ฯลฯ โดยไม่มีใบเสร็จ หรือใบเสร็จไม่ระบุชื่อบริษัท
2.2 ค่าใช้จ่ายจากบุคคลธรรมดาที่ไม่ออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน
เช่น จ้างฟรีแลนซ์ออกแบบ 20,000 บาท แต่ไม่มีหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย 3% แนบ
แก้ไข: ออกแบบฟอร์มจ่ายเงินที่มี “ใบหัก ณ ที่จ่าย” ทุกครั้งที่จ่ายให้บุคคลธรรมดา
3. รายจ่ายเกินจริงไม่สมเหตุสมผล
3.1 ค่าซื้อของที่ไม่มีในสต๊อกหรือใช้จริง
ซื้อคอมพิวเตอร์หลายชุด แต่ไม่สามารถแสดงการใช้งานจริงได้ หรือไม่มีรายการตัดจ่ายในระบบ
3.2 ค่าเช่าที่ดิน/สิ่งปลูกสร้าง ราคาสูงผิดปกติ
เช่น ค่าเช่าเดือนละ 150,000 บาทในทำเลที่ราคาตลาดแค่ 30,000 บาท
สรรพากรจะใช้วิธี “ตีราคาตลาด” หากเห็นว่ารายจ่ายเกินจริง
4. รายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมายภาษี
4.1 ค่าปรับ หรือเงินเพิ่ม จากการเสียภาษีล่าช้า
เช่น ค่าปรับจากการยื่นแบบล่าช้า หรือดอกเบี้ยเงินเพิ่ม ถือเป็น “รายจ่ายต้องห้าม”
4.2 ค่าใช้จ่ายที่ผิดกฎหมาย
เช่น ค่าความเสียหายจากการละเมิดกฎหมาย ของศุลกากรหรือสรรพสามิต
5. รายจ่ายที่เกี่ยวกับทรัพย์สินส่วนตัวของเจ้าของ
5.1 ค่าซ่อมแซมรถยนต์ส่วนตัว
หากรถคนนั้นไม่ได้นำมาใช้งานในบริษัทจริงจะไม่สามารถหักรายจ่ายได้
5.2 ค่าไฟฟ้า-ค่าน้ำที่บ้าน ที่ไม่ใช่สำนักงานของบริษัท
เว้นแต่ว่าบริษัทใช้บ้านเป็นสำนักงานจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ และมีการคิดอัตราส่วนที่เหมาะสม
หากใช้งานร่วมกัน แนะนำให้แยกค่าใช้จ่ายเป็นสัดส่วนที่ชัดเจน เช่น 70% ใช้งานส่วนตัว 30% ใช้ทำงาน
6. รายจ่ายที่ไม่เกิดขึ้นจริง
6.1 ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีปลอม
ออกโดยผู้ขายที่ไม่มีอยู่จริง หรือบริษัทที่ถูกระงับ VAT แล้ว
กรณีนี้ถือว่ามีเจตนาเลี่ยงภาษี → ลงโทษรุนแรงถึงขั้นถูกฟ้องร้องอาญา
แนวทางปฏิบัติสำหรับเจ้าของกิจการ
- สร้างวินัยการขอเอกสารทุกครั้ง – โดยเฉพาะ “ใบกำกับภาษีเต็มรูป” และ “ใบหัก ณ ที่จ่าย”
- ใช้ระบบบัญชีที่เชื่อมโยงกับเอกสารต้นทาง เช่น โปรแกรมบัญชีที่แนบเอกสารดิจิทัลได้
- ตรวจสอบรายการจ่ายที่อาจมีลักษณะส่วนตัว เช่น ของใช้ส่วนตัว , ค่าเทอมลูก
- ทำรายงานวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายทุกไตรมาส เพื่อแยกค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง
- ปรึกษานักบัญชีและผู้สอบบัญชี เมื่อมีข้อสงสัยหรือไม่แน่ใจในการบันทึกรายการ
สรุป: รายจ่ายบันทึกผิด เสียหายมากกว่าที่คิด
การบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องไม่ใช่แค่เรื่องของ “ลดหย่อนภาษี” เท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องของ ความโปร่งใส ความน่าเชื่อถือ และความปลอดภัยในการตรวจสอบย้อนหลัง
ทุกรายการที่บันทึกในบัญชี ต้องสามารถตอบคำถามสรรพากรได้ว่า: “จำเป็นต้องใช้เพื่อประกอบกิจการหรือไม่?” หากตอบไม่ได้ นั่นแปลว่ารายจ่ายนั้นไม่ควรอยู่ในบัญชีหรือต้องบวกกลับให้สรรพากร