ติดต่องานด้านบัญชี ติดต่องานธุรกิจ 
ยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน (POS) ต้องทำอย่างไร?
จะใช้เครื่อง POS ต้องแจ้งสรรพากรไหม? คู่มือยื่นขออนุญาตฉบับสมบูรณ์
ปัจจุบัน ร้านค้า ร้านอาหาร และธุรกิจบริการจำนวนมากหันมาใช้ระบบ POS (Point of Sale) หรือ เครื่องบันทึกการเก็บเงิน เพื่อช่วยจัดการการขาย, สต็อกสินค้า และออกใบเสร็จได้อย่างรวดเร็ว แต่ผู้ประกอบการหลายท่านอาจยังไม่ทราบว่า หากคุณใช้เครื่อง POS เพื่อออกใบกำกับภาษี คุณมีหน้าที่ต้องยื่นขออนุญาตกับกรมสรรพากรให้ถูกต้องตามกฎหมาย
การยื่นขออนุญาตไม่เพียงแต่ทำให้ธุรกิจของคุณโปร่งใสและถูกต้อง แต่ยังช่วยป้องกันปัญหาเบี้ยปรับหรือการถูกปฏิเสธสิทธิประโยชน์ทางภาษีในอนาคต
ใครบ้างที่ต้องยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน?
กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการที่มีลักษณะดังต่อไปนี้ ต้องยื่นคำขออนุญาตใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินกับกรมสรรพากร:
- ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): และมีการใช้เครื่อง POS ในการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
- ธุรกิจที่ต้องการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ: ผ่านเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
- ร้านค้าที่ต้องการใช้ข้อมูลจากเครื่อง POS: เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีและยื่นภาษีอย่างเป็นทางการ
หากคุณเป็นร้านค้าทั่วไปที่ยังไม่ได้จด VAT และใช้เครื่อง POS เพื่อจัดการร้านค้าภายในเท่านั้น ยังไม่มีความจำเป็นต้องยื่นขอ แต่ควรศึกษาไว้เพื่อเตรียมพร้อมขยายธุรกิจในอนาคต
เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับยื่น ภ.พ.06
การยื่นขออนุญาตจะใช้ แบบ ภ.พ.06 (คำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินเพื่อออกใบกำกับภาษี) โดยต้องแนบเอกสารประกอบดังนี้:
- แบบ ภ.พ.06: กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน 2 ฉบับ (ดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์กรมสรรพากร)
- เอกสารแสดงตน:
- บุคคลธรรมดา: สำเนาบัตรประชาชน และสำเนาทะเบียนบ้านของผู้ประกอบการ
- นิติบุคคล: สำเนาหนังสือรับรองบริษัท (อายุไม่เกิน 6 เดือน) พร้อมสำเนาบัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจ
- รายละเอียดเครื่อง POS:
- ภาพถ่ายตัวเครื่องที่เห็น ยี่ห้อ รุ่น และหมายเลขเครื่อง (Serial Number) ชัดเจน
- แคตตาล็อก หรือเอกสารคุณสมบัติของเครื่องจากผู้จำหน่าย
- แผนผังที่ตั้ง: แผนผังแสดงตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกการเก็บเงินภายในสถานประกอบการ
- หนังสือมอบอำนาจ: กรณีให้ผู้อื่นดำเนินการแทน พร้อมติดอากรแสตมป์
4 ขั้นตอนการยื่นขอใช้เครื่อง POS กับสรรพากร
กระบวนการยื่นขอไม่ซับซ้อน สามารถทำตามขั้นตอนได้ดังนี้
- เตรียมเอกสาร: จัดเตรียมแบบ ภ.พ.06 และเอกสารแนบทั้งหมดให้ครบถ้วนและถูกต้อง
- ยื่นคำขอ: นำเอกสารไปยื่น ณ สำนักงานสรรพากรพื้นที่ ที่สถานประกอบการของคุณตั้งอยู่
- รอรับการอนุมัติ: เจ้าหน้าที่จะตรวจสอบเอกสารและคุณสมบัติของเครื่อง โดยอาจใช้เวลาพิจารณาและจะออกหนังสือแจ้งผลการอนุมัติให้ทราบ
- เริ่มต้นใช้งาน: เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว คุณสามารถใช้เครื่อง POS ในการออกใบกำกับภาษีได้ตามกฎหมาย และต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขที่สรรพากรกำหนดอย่างเคร่งครัด
ข้อควรรู้เพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้งานเครื่อง POS
หลังจากได้รับอนุมัติแล้ว ผู้ประกอบการยังมีหน้าที่ต้องปฏิบัติ ดังนี้:
- เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง: หากมีการ ย้าย, เพิ่ม, หรือเปลี่ยนเครื่อง POS ใหม่ จะต้องยื่นแบบ ภ.พ.06 เพื่อแจ้งการเปลี่ยนแปลงนั้นให้สรรพากรทราบทุกครั้ง
- การสำรองข้อมูล: ต้องมีระบบสำรองข้อมูลการขายและภาษีจากเครื่อง POS อย่างสม่ำเสมอ และเก็บรักษาไว้เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
- ป้ายแสดง: ต้องติดป้าย “สถานประกอบการนี้ใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินในการออกใบกำกับภาษี” ไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดเจน
สรุป:
การยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน (POS) เป็นขั้นตอนทางกฎหมายที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ไม่ควรมองข้าม การดำเนินการให้ถูกต้องตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยสร้างมาตรฐานที่ดีให้กับระบบบัญชีและภาษีของกิจการ ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด และทำให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างสบายใจ