ติดต่องานด้านบัญชี ติดต่องานธุรกิจ 
ยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน (POS) ต้องทำอย่างไร?
ยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน (POS) ต้องทำอย่างไร?
ร้านค้าทั่วไปหันมาใช้ระบบ POS (Point of Sale) กันมากขึ้น ทั้งเพื่อความสะดวกในการขายสินค้า การออกใบเสร็จ และการจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องบันทึกการเก็บเงินจึงกลายเป็นอุปกรณ์สำคัญของผู้ประกอบการทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าเล็ก ๆ ร้านอาหาร คาเฟ่ ไปจนถึงซูเปอร์มาร์เก็ต
แต่รู้หรือไม่ว่า “เครื่องบันทึกการเก็บเงิน” ต้องมีการยื่นขออนุญาตกับกรมสรรพากร อย่างถูกต้องตามกฎหมาย โดยเฉพาะในกรณีที่มีการใช้งานเพื่อออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ ซึ่งหากไม่ยื่นขออนุญาตหรือไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไขของกฎหมาย อาจเสี่ยงต่อการโดนปรับหรือเสียสิทธิประโยชน์ทางภาษี
เครื่องบันทึกการเก็บเงินคืออะไร?
เครื่องบันทึกการเก็บเงิน หรือที่เรียกกันทั่วไปว่าเครื่อง POS (Point of Sale) คืออุปกรณ์ที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้า รับชำระเงิน และออกเอกสารใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า โดยอาจเป็นรูปแบบ:
- เครื่องบันทึกเงินสดแบบดั้งเดิม
- เครื่อง POS แบบจอสัมผัสเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์
- แอปพลิเคชันบนแท็บเล็ตที่เชื่อมกับเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
หากใช้เครื่องเหล่านี้ในการออกใบกำกับภาษีหรือจัดเก็บข้อมูลทางการเงินจำเป็นต้องแจ้งกรมสรรพากร เพื่อให้ถูกต้องตามมาตรา 87 แห่งประมวลรัษฎากร
ใครบ้างที่ต้องยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน?
- ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
- ร้านค้าที่ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ
- ร้านค้าที่ใช้เครื่อง POS หรือเครื่องบันทึกเงินสดออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี
- ธุรกิจที่ต้องการใช้ข้อมูลจากเครื่อง POS ในการบันทึกบัญชีหรือยื่นภาษี
หากไม่ได้จด VAT และไม่ได้ออกใบกำกับภาษี ยังไม่จำเป็นต้องขอ แต่แนะนำให้ศึกษาไว้ล่วงหน้า หากมีแผนขยายธุรกิจ
ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?
เอกสารประกอบการยื่นแบบ ภ.พ.06
- แบบฟอร์มภ.พ.06 คำขอจดทะเบียนเครื่องบันทึกการเก็บเงิน
ดาวน์โหลดได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร หรือขอที่สำนักงานสรรพากร - สำเนาบัตรประชาชน / หนังสือรับรองบริษัท
- ภาพถ่ายตัวเครื่องและหมายเลขเครื่อง (Serial Number)
พร้อมเอกสารยืนยันจากผู้จำหน่ายหรือบริษัทที่ติดตั้งระบบ POS - รายละเอียดโปรแกรมหรือระบบที่ใช้ในเครื่อง
- แผนผังแสดงตำแหน่งเครื่องในร้าน (กรณีมีหลายเครื่อง)
ขั้นตอนการยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน
- เตรียมเอกสารให้ครบตามรายการข้างต้น
- ยื่นเอกสารที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่ ที่บริษัทหรือร้านค้าของคุณอยู่ในเขตความรับผิดชอบ
- รับหนังสือรับแจ้งจากสรรพากร โดยจะมีการจดทะเบียนหมายเลขเครื่อง POS นั้นไว้กับผู้ประกอบการ
- นำข้อมูลเครื่อง POS เข้าระบบบัญชีและการออกใบกำกับภาษี และใช้งานอย่างถูกต้องตามมาตรฐานที่กำหนด
ข้อควรรู้สำหรับผู้ใช้งานเครื่อง POS
- หากมีการเปลี่ยนเครื่อง POS หรือเพิ่มจำนวนเครื่อง ต้องแจ้งสรรพากรใหม่ทุกครั้ง
- การเปลี่ยนแปลงโปรแกรมหรือระบบ POS ที่ใช้ ต้องแจ้งรายละเอียดให้กรมสรรพากรทราบ
- ควรสำรองข้อมูลการขายและภาษี เป็นประจำ เพื่อใช้ในการตรวจสอบย้อนหลัง
- เครื่อง POS บางรุ่นอาจต้องขอใบอนุญาตจากหน่วยงานอื่นเพิ่มเติม เช่น กสทช. หากมีฟังก์ชันสื่อสาร
สรุป
การยื่นขอใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงิน ไม่ใช่เรื่องซับซ้อน แต่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการทำธุรกิจอย่างถูกกฎหมาย โดยเฉพาะร้านค้าที่จด VAT และออกใบกำกับภาษีเป็นประจำ
หากผู้ประกอบการยังไม่ได้ยื่นขอแนะนำควรดำเนินการให้เรียบร้อย เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงทางภาษีและช่วยให้การทำบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น