ติดต่องานด้านบัญชี ติดต่องานธุรกิจ 
ข้อความสำคัญในใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แบบเต็มรูปที่ต้องมี คืออะไรบ้าง?
Checklist! 7 ข้อความสำคัญที่ต้องมีใน “ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป”
สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล “ใบกำกับภาษี” ถือเป็นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดในการซื้อขายสินค้าและบริการ การออกใบกำกับภาษีที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน อาจทำให้ลูกค้าไม่สามารถนำไปใช้หักภาษีได้ และอาจสร้างปัญหาให้ธุรกิจของคุณเมื่อถูกสรรพากรตรวจสอบ
บทความนี้จะสรุป Checklist 7 รายการสำคัญที่ต้องมีใน “ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป” ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร เพื่อให้คุณออกเอกสารได้อย่างถูกต้องและมั่นใจ
ใบกำกับภาษีคืออะไร และต้องออกเมื่อไหร่?
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT มีหน้าที่ต้องจัดทำและส่งมอบให้ผู้ซื้อทุกครั้ง เพื่อแสดงมูลค่าสินค้า/บริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ที่เรียกเก็บ
หลักการออกใบกำกับภาษี:
- กรณีขายสินค้า: ต้องออกในทันทีที่มีการส่งมอบสินค้า (หรือเมื่อมีการโอนกรรมสิทธิ์/ได้รับชำระเงินก่อนส่งมอบ)
- กรณีให้บริการ: ต้องออกในทันทีที่ได้รับชำระค่าบริการ
ผู้ประกอบการต้องจัดทำทั้งต้นฉบับ (ให้ผู้ซื้อ) และสำเนา (เก็บไว้เอง) โดยต้องเก็บรักษาสำเนาไว้อย่างน้อย 5 ปีตามที่กฎหมายกำหนด
7 รายการสำคัญที่ต้องมีในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
เพื่อให้ใบกำกับภาษีของคุณสมบูรณ์และถูกต้องตามประมวลรัษฎากร มาตรา 86/4 จะต้องมีข้อความและรายการอย่างน้อยที่สุด ดังต่อไปนี้
1. คำว่า “ใบกำกับภาษี” ต้องระบุคำว่า “ใบกำกับภาษี” ไว้ในตำแหน่งที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดบนเอกสาร เพื่อบ่งบอกประเภทของเอกสาร
2. ข้อมูลผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) ต้องระบุรายละเอียดของผู้ขายให้ครบถ้วนและถูกต้องตามที่จดทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ได้แก่:
- ชื่อสถานประกอบการ
- ที่อยู่สถานประกอบการ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก
- ระบุว่าเป็น “สำนักงานใหญ่” หรือ “สาขาที่…” ที่ออกใบกำกับภาษี
3. ข้อมูลผู้ซื้อสินค้า/บริการ ต้องระบุรายละเอียดของผู้ซื้อให้ครบถ้วนเช่นกัน ได้แก่:
- ชื่อผู้ซื้อ หรือชื่อสถานประกอบการ
- ที่อยู่
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก
- ระบุว่าเป็น “สำนักงานใหญ่” หรือ “สาขาที่…” ของผู้ซื้อ
4. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี ต้องมีหมายเลขกำกับใบกำกับภาษีที่ไม่ซ้ำกัน และควรเรียงลำดับต่อเนื่องกันไป หากมีการออกเป็นเล่ม ต้องระบุหมายเลขเล่มด้วย (ถ้ามี)
5. รายละเอียดสินค้าหรือบริการ ต้องระบุข้อมูลของสินค้าหรือบริการให้ชัดเจนเพียงพอที่จะเข้าใจได้ ประกอบด้วย:
- ชื่อ, ชนิด, หรือประเภท
- ปริมาณ (เช่น ชิ้น, กิโลกรัม, ชั่วโมง)
- มูลค่าต่อหน่วย
6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องแยกมูลค่าของสินค้า/บริการ ออกจากจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ให้เห็นอย่างชัดเจน และสรุปยอดรวมสุทธิที่ต้องชำระ
7. วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี ต้องระบุวันที่ที่ออกเอกสารใบกำกับภาษี ซึ่งต้องเป็นไปตามหลักการ “ต้องออกเมื่อไหร่” ที่กล่าวไว้ข้างต้น
ข้อควรระวังเพิ่มเติม
- ห้ามขีดฆ่าหรือแก้ไข: หากเขียนผิด ควรยกเลิกใบเก่าและออกใบใหม่ โดยต้องมีหลักฐานการยกเลิกเก็บไว้
- e-Tax Invoice: ปัจจุบันใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ก็ต้องมีข้อความครบถ้วนเช่นเดียวกับแบบกระดาษ
- ความรับผิดชอบ: การออกใบกำกับภาษีไม่ครบถ้วนอาจมีโทษปรับตามกฎหมาย และผู้ซื้อไม่สามารถนำไปใช้เป็นเครดิตภาษีได้ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจคุณ
การใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของเอกสารสำคัญเช่นใบกำกับภาษี จะช่วยลดปัญหาทางภาษีที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต และสร้างความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจของคุณได้เป็นอย่างดี