ติดต่องานด้านบัญชี ติดต่องานธุรกิจ 
วางระบบบัญชีอย่างไร ให้ถูกใจสรรพากร
วางระบบบัญชีอย่างไร ให้ถูกใจสรรพากร
สรรพากรมีระบบวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ตรวจสอบความเชื่อมโยงของรายได้–รายจ่ายผ่านข้อมูลดิจิทัล การวางระบบบัญชีให้ถูกต้อง ไม่ใช่เรื่องของ “การทำบัญชีแค่ให้ยื่นภาษีได้” อีกต่อไป แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญในการป้องกันความเสี่ยงที่จะถูกตรวจสอบย้อนหลัง
ธุรกิจจำนวนมากที่ไม่ได้ตั้งใจทุจริต แต่ขาดความรู้เรื่องการวางระบบบัญชี เช่น ไม่มีเอกสารยืนยันรายจ่ายที่เพียงพอ, ใช้บัญชีเดียวกันกับส่วนตัว, หรือยื่นรายได้ไม่สัมพันธ์กับข้อมูลธนาคาร ล้วนเสี่ยงต่อการถูก “เรียกตรวจ” จากสรรพากรอย่างไม่รู้ตัว
เหตุผลที่สรรพากรอาจตรวจสอบบัญชีของคุณ
กรมสรรพากรไม่ได้สุ่มตรวจแบบไร้เหตุผล หากเข้าเกณฑ์ต่อไปนี้ คุณมีแนวโน้มจะถูกตรวจสอบมากกว่าปกติ:
- รายได้ในงบกำไรขาดทุนต่ำกว่าค่าเฉลี่ยธุรกิจประเภทเดียวกัน
- ภาษีซื้อสูงผิดปกติเมื่อเทียบกับยอดขาย
- มีรายการขาดทุนต่อเนื่องหลายปี
- ยื่นภาษีไม่สอดคล้องกับรายงานธนาคารหรือใบกำกับภาษี
- ใช้ชื่อผู้ถือหุ้นซ้ำในหลายบริษัท
- รายการรายจ่ายจำนวนมากแต่ไม่มีใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ
ทั้งหมดนี้สรรพากรสามารถตรวจสอบได้ผ่านระบบวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analytics) ร่วมกับระบบตรวจสอบ VAT, ระบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย และระบบ E-Filing ต่าง ๆ ที่ใช้งานร่วมกันระหว่างหน่วยงานราชการ เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า , กรมศุลกากร , สำนักงานประกันสังคม
พฤติกรรมเสี่ยง 7 ประการ ที่สรรพากรจับตา
- บัญชีไม่แยกส่วนตัวกับธุรกิจเช่น ใช้บัญชีธนาคารเดียวกัน, รูดบัตรเครดิตส่วนตัวจ่ายค่าใช้จ่ายบริษัท, ทำให้ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ารายจ่ายเป็นของธุรกิจจริง
- รายจ่ายไม่มีใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องเช่น เบิกค่าน้ำมัน เบี้ยเลี้ยง ค่าโฆษณา โดยไม่มีหลักฐานรองรับ อาจถูกตีตกเป็น “รายจ่ายต้องห้าม”
- รายได้ไม่สัมพันธ์กับเงินเข้า–ออกบัญชีโดยเฉพาะธุรกิจออนไลน์ สรรพากรสามารถเช็คยอดรับเงินจากแอปฯ/บัญชีธนาคารได้ หากยื่นรายได้ต่ำผิดปกติ อาจถูกเรียกตรวจย้อนหลัง
- ใช้บริการผู้รับเหมาหรือฟรีแลนซ์ แต่ไม่หักภาษี ณ ที่จ่าย ผิดกฎหมายชัดเจน และมีโทษทั้งเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม
- ตั้งรายจ่ายสูงผิดปกติเพื่อให้กำไรน้อย หากรายจ่ายมีลักษณะ “แต่งบัญชี” จะเป็นประเด็นในการตรวจสอบแน่นอน
- ไม่ยื่นรายงานภาษีครบถ้วน เช่น ไม่ยื่น ภ.พ.30, ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.50, ไม่ส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ใช้ระบบบัญชีแบบไม่เป็นทางการ หรือใช้ Excel อย่างเดียว ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังยาก เสี่ยงต่อการถูกตีตกกรณีไม่มีหลักฐานยืนยัน
หลักการวางระบบบัญชีที่ปลอดภัย และโปร่งใส
การวางระบบบัญชีอย่างถูกต้อง ไม่เพียงป้องกันการตรวจสอบ แต่ยังส่งเสริมความโปร่งใสของกิจการ และทำให้ธุรกิจพร้อมสำหรับการเติบโตในอนาคต หลักการพื้นฐานมีดังนี้:
- แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีบริษัท
- เปิดบัญชีธนาคารแยกต่างหาก
- แยกรายการใช้จ่ายทุกอย่างชัดเจน
- ไม่ใช้บัตรเครดิตส่วนตัวรูดค่าใช่จ่ายของบริษัท
- ใช้ระบบบัญชีที่มีมาตรฐาน
- เลือกโปรแกรมบัญชีที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร (เช่น FlowAccount, PEAK, Odoo, Express)
- ระบบควรออกใบกำกับภาษี, จัดทำรายงานภาษีซื้อ-ขาย, ภ.ง.ด., รับ-ตัด สต๊อคและงบทดลองได้
- บันทึกบัญชีรายวันสม่ำเสมอ
- ไม่ควรรอจนถึงปลายปี
- ตรวจสอบยอดรายเดือน เปรียบเทียบกับธนาคารเป็นประจำ
- จัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างมีระบบ
- ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญา เอกสารรับเงิน-จ่ายเงิน
- เก็บอย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด
- หักภาษี ณ ที่จ่ายให้ถูกต้องทุกครั้ง
- โดยเฉพาะค่าจ้างฟรีแลนซ์, ค่าบริการ, ค่าที่ปรึกษา
- จัดทำหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายทุกครั้ง
- ยื่นแบบภาษีตรงเวลา
- ภ.พ.30 (VAT)
- ภ.ง.ด.1 (เงินเดือน)
- ภงด51 (แบบนำส่งภาษีกลางปี)
- ภ.ง.ด.50 (แบบนำส่งภาษีสิ้นปี)
- และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3/53)
เครื่องมือและระบบที่ช่วยให้บัญชีปลอดภัย
- Cloud Accounting Software เช่น PEAK, FlowAccount, QuickBooks
- POS ที่เชื่อมกับบัญชี ช่วยลดการลงข้อมูลซ้ำ
- Google Drive / OneDrive สำหรับจัดเก็บเอกสารออนไลน์
- ระบบจัดการภาษีอัตโนมัติ เพื่อลดความผิดพลาดในการกรอก VAT, ภ.ง.ด.
วิธีตรวจสอบภายในก่อนยื่นภาษี
- ตรวจสอบความครบถ้วนของรายรับ–รายจ่าย
- ตรวจสอบ VAT ซื้อ/ขาย ว่าสอดคล้องกันหรือไม่
- ตรวจสอบว่าทุกรายจ่ายมีหลักฐานรองรับครบ
- เปรียบเทียบรายได้กับเงินเข้าธนาคาร
- ตรวจสอบว่าได้ยื่นภาษีทุกประเภทครบถ้วน และตรงเวลา
สรุป
การถูกตรวจสอบจากสรรพากรไม่ใช่สิ่งน่ากลัว หากคุณวางระบบบัญชีอย่างถูกต้องตั้งแต่แรก หลักการง่าย ๆ คือ “ชัดเจน – ตรวจสอบได้ – มีหลักฐาน” หากทำได้ครบ โอกาสในการถูกเรียกตรวจสอบจะน้อยลง และแม้จะถูกตรวจ คุณก็มีความมั่นใจว่าธุรกิจของคุณโปร่งใส ไม่มีอะไรต้องกังวล
สุดท้าย อย่าลืมว่า “บัญชีที่ดี = ธุรกิจที่มั่นคง” หากคุณไม่แน่ใจว่าระบบบัญชีของคุณอยู่ในจุดไหน การปรึกษานักบัญชีมืออาชีพหรือวางระบบบัญชีให้สอดคล้องกับภาษีอย่างถูกต้อง คือทางเลือกที่คุ้มค่าที่สุดในระยะยาว