จ้างฟรีแลนซ์ต้องหักภาษีไหม? สรุปหลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติ

จ้างฟรีแลนซ์ต้องหักภาษีไหม?

การทำงานในปัจจุบันเทรนด์การจ้างงานอิสระหรือที่เราคุ้นเคยกันว่า “ฟรีแลนซ์” กลายเป็นเรื่องปกติของธุรกิจหลากหลายขนาด ไม่ว่าจะเป็นการจ้างนักออกแบบ นักตัดต่อวิดีโอ นักเขียน โปรแกรมเมอร์ หรืออื่น ๆ ซึ่งมีข้อดีตรงที่ธุรกิจไม่จำเป็นต้องแบกรับภาระเงินเดือนประจำ แต่สามารถเลือกจ้างตามโปรเจกต์หรือความต้องการเป็นรายครั้ง

อย่างไรก็ตาม การจ้างฟรีแลนซ์ก็มีภาระหน้าที่ทาง “ภาษี” ที่ผู้ว่าจ้างไม่สามารถละเลยได้ หนึ่งในคำถามที่หลายคนสงสัยคือ “เมื่อจ้างฟรีแลนซ์ เราจำเป็นต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่?”

คำตอบคือ “ต้องหัก” ในหลายกรณี โดยเฉพาะหากผู้รับงานเป็นบุคคลธรรมดาที่พำนักอยู่ในประเทศไทย

การหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นภาระหน้าที่ตามกฎหมายภาษีอากรของผู้ว่าจ้าง โดยผู้จ่ายเงินจะต้องหักภาษีไว้จากค่าจ้าง แล้วนำส่งให้กรมสรรพากรแทนผู้รับเงิน ซึ่งจะกลายเป็นเครดิตภาษีให้กับผู้รับเมื่อต้องยื่นภาษีสิ้นปี หลักการนี้ไม่เพียงแต่เป็นข้อบังคับทางกฎหมาย แต่ยังส่งผลต่อความถูกต้องของเอกสารบัญชี ค่าใช้จ่าย และความโปร่งใสของธุรกิจอีกด้วย

หลักเกณฑ์ที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย

การหักภาษีจะขึ้นอยู่กับสถานะของผู้รับเงินหากผู้รับงานเป็น “บุคคลธรรมดา”บริษัทหรือผู้ว่าจ้างจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตรา 3% ของยอดจ่าย และนำส่งกรมสรรพากรผ่านแบบ ภ.ง.ด. 3 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป

แต่หากผู้รับงานเป็น “นิติบุคคล” เช่น บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ผู้ว่าจ้างจะหักภาษีผ่านแบบ ภ.ง.ด. 53 โดยอัตราหักจะอยู่ที่ 3% หรือ 5% ขึ้นอยู่กับลักษณะบริการที่ได้รับ

ตัวอย่างการหักภาษีจากการจ้างงาน

สมมติว่าคุณจ้างฟรีแลนซ์คนหนึ่งให้ตัดต่อวิดีโอในราคา 20,000 บาท ก่อนจะจ่ายเงิน คุณมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ซึ่งเท่ากับ 600 บาท คุณจะจ่ายเงินจริงให้ฟรีแลนซ์ 19,400 บาท และนำภาษี 600 บาทไปชำระให้กรมสรรพากร พร้อมออกเอกสารที่เรียกว่า “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” เพื่อให้ฟรีแลนซ์เก็บไว้ใช้ยื่นภาษีปลายปี

ฟรีแลนซ์คนนั้นสามารถนำหนังสือรับรองดังกล่าวไปใช้เป็น “เครดิตภาษี” ในการยื่นแบบ ภ.ง.ด. 90 หรือ 91 ช่วงต้นปีถัดไป ซึ่งจะลดภาระภาษีหรือได้รับเงินคืนหากมีการเสียภาษีเกิน

ถ้าไม่หักภาษี จะผิดหรือไม่?

การไม่หักภาษี ณ ที่จ่ายถือเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมาย โดยเฉพาะหากรายได้ของฟรีแลนซ์อยู่ในเกณฑ์ที่ต้องเสียภาษี ผู้ว่าจ้างอาจต้องรับผิดในการนำส่งภาษีแทน พร้อมค่าปรับและเบี้ยปรับอีกจำนวนมาก และสิ่งสำคัญอีกอย่างคือ บริษัทจะไม่สามารถใช้ยอดจ่ายนั้นเป็น ค่าใช้จ่ายในการลดหย่อนภาษีได้ หากไม่มีการหักภาษีหรือออกเอกสารอย่างถูกต้อง

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการหักภาษี

การจ้างงานฟรีแลนซ์อย่างถูกต้องจะเกี่ยวข้องกับเอกสาร 3 ส่วนหลักคือ

1. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย – ผู้ว่าจ้างต้องออกให้ฟรีแลนซ์ทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงิน
2. แบบ ภ.ง.ด. 3 หรือ ภ.ง.ด. 53 – แบบฟอร์มสำหรับนำส่งภาษี ณ ที่จ่าย โดยยื่นผ่านระบบออนไลน์หรือที่สำนักงานสรรพากร
3. หลักฐานการนำส่งภาษี (Pay-in Slip หรือสลิปธนาคาร) – ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีของบริษัทและแนบในการยื่นงบการเงินประจำปี

กรณีฟรีแลนซ์ต่างประเทศ

กรณีที่จ้างฟรีแลนซ์ที่อยู่ต่างประเทศ กฎเกณฑ์การหักภาษีจะขึ้นอยู่กับว่า ประเทศนั้นมี สนธิสัญญาภาษีซ้อน (Double Tax Agreement – DTA) กับประเทศไทยหรือไม่ หากไม่มี DTA กำหนดไว้ ผู้ว่าจ้างอาจต้องหักภาษีสูงถึง 15% และยื่นแบบ ภ.ง.ด. 54 ซึ่งเป็นแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับรายจ่ายไปยังต่างประเทศ 

ดังนั้น ก่อนจ้างงานฟรีแลนซ์จากต่างประเทศ ควรปรึกษานักบัญชีหรือนิติกรภาษีเพื่อพิจารณาเงื่อนไขให้ชัดเจน

แล้วฟรีแลนซ์ต้องดำเนินการอย่างไร?

ฟรีแลนซ์มีหน้าที่เก็บ ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย ทุกฉบับไว้ใช้ในการยื่นภาษีปลายปี ด้วยแบบ ภ.ง.ด. 91 พร้อมระบุจำนวนภาษีที่ถูกหักไว้ล่วงหน้า

สรุป

การจ้างงานฟรีแลนซ์ไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากเข้าใจหลักการภาษีที่ถูกต้อง ผู้ว่าจ้างมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย แล้วนำส่งให้กรมสรรพากรในเวลาที่กำหนด พร้อมออกเอกสารเป็นหลักฐาน และในขณะเดียวกัน ฟรีแลนซ์ก็ควรรู้สิทธิประโยชน์ของตน และจัดการเอกสารภาษีให้ครบถ้วน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาภายหลัง

การบริหารภาษีอย่างถูกต้อง ไม่เพียงช่วยลดความเสี่ยงจากการตรวจสอบหรือเสียค่าปรับ แต่ยังเสริมความน่าเชื่อถือให้ทั้งธุรกิจและผู้รับงานในระยะยาวอีกด้วย