ลายเซ็นกรรมการไม่ตรงกันในเอกสาร มีผลอย่างไร?

ในโลกธุรกิจ “ลายเซ็นของกรรมการ” เปรียบเสมือนตราประทับยืนยันความถูกต้องของเอกสารสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทางบัญชี สัญญาทางธุรกิจ หรือหนังสือรับรองใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบริษัท เป็นการแสดงเจตจำนงของผู้มีอำนาจในบริษัทอย่างชัดเจน แต่หากลายเซ็นกรรมการไม่ตรงกัน ย่อมอาจส่งผลกระทบทางกฎหมาย ความน่าเชื่อถือ และขั้นตอนการดำเนินงานในอนาคตอย่างมีนัยสำคัญ

ลายเซ็นไม่ตรง อาจเป็น “โมฆะ”

หากลายเซ็นในเอกสารสำคัญไม่ตรงกับลายเซ็นที่กรรมการเคยใช้ในการจดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) หรือไม่ตรงกับเอกสารอ้างอิงก่อนหน้า เอกสารนั้นอาจถูกพิจารณาว่า “ไม่สมบูรณ์” หรือ “ไม่ชอบด้วยกฎหมาย” ซึ่งอาจส่งผลให้:

1. เอกสารอาจถือว่าไม่สมบูรณ์หรือใช้ไม่ได้
   ลายเซ็นที่ไม่ตรงกันอาจทำให้หน่วยงานราชการ ธนาคาร หรือคู่ค้าปฏิเสธการดำเนินการใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น เช่น การจดทะเบียนแก้ไขบริษัท การขอสินเชื่อ หรือแม้แต่การทำสัญญาทางธุรกิจ
   
2. เสี่ยงต่อการถูกตั้งข้อสงสัยเรื่องความน่าเชื่อถือ
   ลายเซ็นไม่ตรงกันอาจทำให้เกิดข้อสงสัยว่าเอกสารปลอมแปลงหรือมีการลงนามโดยไม่ได้รับอนุญาต ส่งผลต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของบริษัทโดยรวม และอาจถูกสอบสวนจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
   
3. กระทบกระบวนการดำเนินธุรกิจ
   ธุรกิจอาจต้องกลับไปแก้ไขเอกสารหรือขอยืนยันลายเซ็นใหม่ ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินงาน เช่น การเปิดบัญชีบริษัท การเปลี่ยนกรรมการ การเพิ่มทุน หรือการทำธุรกรรมต่างๆ กับคู่ค้า
   
4. มีผลต่อคดีความทางกฎหมาย
   หากมีข้อพิพาทในอนาคต เช่น คดีแพ่งหรืออาญาที่เกี่ยวกับสัญญา ลายเซ็นที่ไม่ตรงกันอาจกลายเป็นข้อโต้แย้งว่าเอกสารดังกล่าวไม่มีผลผูกพันตามกฎหมาย และศาลอาจพิจารณาไม่รับรองเอกสารนั้น

วิธีป้องกันปัญหาลายเซ็นกรรมการไม่ตรงกัน

1. จัดทำลายเซ็นมาตรฐานของกรรมการ เก็บไว้ใช้สำหรับเอกสารราชการ
   
2. ตรวจสอบเอกสารก่อนลงนามทุกครั้ง โดยเฉพาะในธุรกรรมสำคัญ
   
3. หมั่นฝึกและย้ำเตือนกรรมการให้เซ็นให้ตรงกับแบบฟอร์มที่ยื่นไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
   
4. ใช้ตราประทับบริษัทประกอบในเอกสารสำคัญ เพื่อเพิ่มความถูกต้องและปลอดภัยทางกฎหมาย