ค่าใช้จ่ายต้องห้ามทางภาษี 7 ประเภท ที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้

1. ค่าใช้จ่ายส่วนตัว

ค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจโดยตรง เช่น ค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าท่องเที่ยวส่วนตัว หรือค่าสินค้าที่ซื้อเพื่อการใช้งานส่วนตัวของกรรมการหรือพนักงาน กรมสรรพากรจะไม่ยอมรับค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นรายจ่ายทางภาษี แม้จะมีใบเสร็จรับเงินก็ตาม หากพิสูจน์ไม่ได้ว่าเกี่ยวเนื่องกับกิจการโดยตรง

2. ค่ารับรองลูกค้า

ค่ารับรองเป็นค่าใช้จ่ายที่มีอยู่เกือบทุกประเภทธุรกิจ เช่น ค่าอาหารเลี้ยงลูกค้า ค่าเครื่องดื่ม ค่าที่พัก หรือค่ากระเช้าของขวัญที่มอบให้ลูกค้าในวันสำคัญ กรมสรรพากรถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม เนื่องจากมองว่ามีโอกาสที่ผู้ประกอบการจะนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาลงบัญชีปนกัน

อย่างไรก็ตาม ค่ารับรองสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้บางส่วน หากเป็นไปตามเงื่อนไขครบทุกข้อดังนี้:

เงื่อนไขที่ทำให้ค่ารับรองนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้

1. ต้องเป็นค่ารับรองสำหรับลูกค้าทางธุรกิจทั่วไปเท่านั้น บุคคลที่รับรองต้องไม่ใช่พนักงานของบริษัท เว้นแต่พนักงานนั้นมีหน้าที่เข้าร่วมในการรับรองด้วย
2. กรณีซื้อของขวัญให้ลูกค้า ต้องมีราคาไม่เกิน 2,000 บาท (รวมภาษีซื้อ) ในแต่ละครั้ง ⚠️ หากเกิน 2,000 บาท ส่วนที่เกินถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม (แต่ส่วนที่ไม่เกิน 2,000 บาท สามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้)
3. ค่ารับรองรวมทั้งปีต้องไม่เกิน 0.3% ของรายได้ที่นำมาคำนวณกำไรสุทธิ หรือของเงินทุนชำระแล้ว โดยสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาทต่อปี
4. ภาษีซื้อของค่ารับรองถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม ไม่สามารถขอคืนภาษีได้ แต่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ โดยต้องรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว

เอกสารประกอบการจ่ายค่ารับรองที่ต้องจัดทำ

1. ใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง โดยต้องมีกรรมการหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้อนุมัติ
2. ระบุชื่อและตำแหน่งงานของบุคคลที่กิจการเลี้ยงรับรองอย่างละเอียด
3. หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบสำคัญรับเงิน

⚠️ ควรวางแผนภาษีระยะยาว เพื่อให้ค่ารับรองที่จ่ายไปสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ของกฎหมาย และกิจการได้รับประโยชน์สูงสุด

3. ค่าใช้จ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้

ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถระบุได้ว่าจ่ายให้ใคร เช่น บิลเงินสด ใบส่งของที่ไม่ได้ระบุชื่อผู้รับเงิน หรือเอกสารที่ไม่สมบูรณ์ตามมาตรฐาน กรมสรรพากรจะไม่ยอมรับค่าใช้จ่ายประเภทนี้เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่ามีการจ่ายจริงหรือไม่

วิธีป้องกัน: ทุกรายการค่าใช้จ่ายควรมีใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป หรือใบเสร็จรับเงินที่ระบุชื่อ-ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงินชัดเจน

4. ค่าใช้จ่ายที่ตั้งขึ้นเองโดยไม่ได้จ่ายจริง

พบบ่อยในกิจการที่ไม่ได้วางแผนภาษีไว้ล่วงหน้า เมื่อใกล้ปิดงบแล้วพบว่ากำไรสูงเกินไป จึงพยายามตั้งค่าใช้จ่ายขึ้นมาเพื่อลดภาระภาษี เช่น ตั้งสำรองค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเหตุผลรองรับ หรือบันทึกค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เกิดขึ้นจริง

กรมสรรพากรจะปรับบวกรายการเหล่านี้กลับเข้าไปในกำไรทันที และอาจมีบทลงโทษเพิ่มเติมหากถูกตรวจพบจากการตรวจสอบย้อนหลัง

5. ค่าใช้จ่ายผิดรอบบัญชี

คือค่าใช้จ่ายที่บันทึกผิดงวดบัญชี เช่น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในปีก่อนแต่นำมาบันทึกในปีปัจจุบัน หรือค่าใช้จ่ายของปีหน้าแต่นำมาบันทึกเป็นของปีนี้

หลักการ: ค่าใช้จ่ายต้องบันทึกในงวดบัญชีที่เกิดขึ้นจริง (Accrual Basis) ค่าใช้จ่ายที่บันทึกผิดรอบจะถูกปรับบวกกลับเข้าไปในกำไรของปีที่บันทึกผิด ทำให้ต้องเสียภาษีเพิ่ม

6. การลงทุนในทรัพย์สินที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อน

ทรัพย์สินที่มีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร ยานพาหนะ หรือเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ต้องบันทึกเป็น “ทรัพย์สิน” และทยอยตัดเป็นค่าใช้จ่ายในรูปของ ค่าเสื่อมราคา ตามอายุการใช้งานที่กำหนด

หากนำมูลค่าทรัพย์สินทั้งก้อนมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในปีเดียว กรมสรรพากรจะไม่ยอมรับส่วนที่เกินจากค่าเสื่อมราคาที่ควรได้รับในปีนั้น และจะปรับบวกกลับเข้าไปในกำไร

7. เบี้ยปรับและเงินเพิ่มทางภาษี

ค่าปรับ เบี้ยปรับ หรือเงินเพิ่มที่เกิดจากการกระทำผิดกฎหมายหรือฝ่าฝืนระเบียบของกรมสรรพากร เช่น เบี้ยปรับจากการยื่นแบบล่าช้า หรือเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือนจากการชำระภาษีล่าช้า กรมสรรพากรกำหนดไว้ชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

แนวคิดสำคัญ: รัฐไม่ต้องการให้กิจการได้รับประโยชน์ทางภาษีจากการกระทำผิดของตนเอง

สรุป: วิธีป้องกันค่าใช้จ่ายต้องห้าม

ค่าใช้จ่ายต้องห้ามส่วนใหญ่เกิดจากการขาดความรู้หรือการวางแผนที่ไม่รัดกุม สิ่งที่เจ้าของกิจการควรทำคือ:

• วางแผนภาษีตั้งแต่ต้นปีบัญชี ไม่ใช่รอแก้ปัญหาตอนปิดงบ
• จัดเก็บเอกสารให้ครบถ้วนและถูกต้องทุกรายการ
• แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายกิจการอย่างชัดเจน
• ปรึกษานักบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีก่อนตัดสินใจบันทึกรายการที่ไม่แน่ใจ

ติดต่อบริการวางแผนภาษี

ติดต่อสำนักงานบัญชี บริษัท กรีนโปร เคเอสพี แอคเคาท์ติ้ง จำกัด
ที่อยู่ 32/8 ซอยสุขาภิบาล 5 ซอย 73 (พรกุลวัฒน์) แขวง ออเงิน เขตสายไหม กรุงเทพฯ 10220
เวลาทำการ: จันทร์ – ศุกร์: 8.30 – 17.30 น.
แอดไลน์คลิกลิงก์: @greenprokspacc
โทร: 085-067-4884