ความหมายของรายจ่ายที่หักภาษีได้
รายจ่ายที่สามารถนำมาหักภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ จะต้องเป็น รายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ มีความจำเป็นและสมเหตุสมผล พร้อมมีเอกสารที่ชัดเจน เช่น ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ, ใบเสร็จรับเงิน, สัญญา ฯลฯ
สิ่งที่สำคัญคือ กรมสรรพากรจะพิจารณาว่า “รายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับรายได้ของกิจการหรือไม่”
หากเกี่ยวข้อง = สามารถหักได้
หากไม่เกี่ยวข้อง = อาจถูกตัดออกเมื่อตรวจสอบภาษี
ประเภทรายจ่ายที่สามารถหักภาษีได้
1. รายจ่ายเพื่อการดำเนินธุรกิจทั่วไป
- ค่าเช่าสำนักงาน
- ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต
- ค่าซ่อมบำรุงอุปกรณ์สำนักงาน
- ค่าเบี้ยประกันภัยทรัพย์สินของบริษัท
- ค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน
เงื่อนไข: ค่าเช่าสำนักงานต้องมีสัญญาเช่าหรือหลักฐานความเป็นเจ้าของ พร้อมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย
2. ค่าตอบแทนบุคลากรและสวัสดิการ
- เงินเดือน พนักงานและกรรมการ
- โบนัส ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น
- เงินสมทบประกันสังคม
- สวัสดิการ เช่น ค่าอาหารกลางวัน, ยูนิฟอร์ม, ค่ารักษาพยาบาล
เงื่อนไข: ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายและรายชื่อพนักงานต้องปรากฏในบัญชีเงินเดือน
3. ค่าการตลาดและประชาสัมพันธ์
- ค่าโฆษณาในสื่อ (Google, Facebook, ทีวี, วิทยุ ฯลฯ)
- ค่าจัดงานแสดงสินค้า
- ค่าออกบูธ หรือค่าร่วมงานอีเวนต์
- ของแจกของแถมให้ลูกค้า
เงื่อนไข: หากเป็นของแถมมูลค่ามาก ต้องมีหลักฐานการจัดการส่งเสริมการขายจริง เช่น แคมเปญแจกรถ แจกทอง ที่เผยแพร่ต่อสาธารณะ และต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ตรวจสอบได้
4. ค่าเดินทางและค่าที่พัก
- ค่าเดินทางเพื่อพบลูกค้า/ไปประชุม/ศึกษาดูงาน
- ค่าที่พักโรงแรม
- ค่าเบี้ยเลี้ยงพนักงาน (กรณีเดินทางนอกสถานที่)
เงื่อนไข: ต้องมีใบสำคัญจ่าย, รายการเดินทาง, และรายงานประกอบ
แต่หากไม่มีใบเสร็จ ต้องใช้แบบฟอร์มเบิกจ่ายในบริษัทที่ลงลายมือชื่อชัดเจน
5. ค่าฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร
- ค่าลงทะเบียนอบรม
- ค่าที่พักและเดินทางในการฝึกอบรมนอกสถานที่
- ค่าจ้างวิทยากรภายนอก
เงื่อนไข: หากเป็นกิจกรรมภายในองค์กร ควรจัดทำบันทึกหลักฐานให้ชัดเจน
6. ค่าที่ปรึกษาและบริการภายนอก
- ค่าบริการบัญชี/ตรวจสอบบัญชี
- ค่าที่ปรึกษากฎหมาย
- ค่าบริการออกแบบเว็บไซต์, บริหารโซเชียลมีเดีย
- ค่าบริการรับจ้างทั่วไป
เงื่อนไข: ต้องมีใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จ และหักภาษี ณ ที่จ่าย 3%
7. ค่าธรรมเนียมและภาษี
- ค่าธรรมเนียมจดทะเบียนบริษัท
- ค่าธรรมเนียมต่อใบอนุญาตต่าง ๆ
- ภาษีธุรกิจเฉพาะ ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง
- ค่าปรับที่ไม่ใช่ค่าปรับทางอาญา เช่น ปรับล่าช้าในระบบธุรกิจ
รายจ่ายที่ “หักภาษีไม่ได้”
เพื่อไม่ให้เกิดความเข้าใจผิด ควรทราบด้วยว่า รายจ่ายบางประเภท “ไม่สามารถหักภาษีได้” เช่น
- รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารยืนยัน
- รายจ่ายส่วนตัวของกรรมการ/ผู้ถือหุ้น
- รายจ่ายที่เกี่ยวกับส่วนตัว (หากไม่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ)
- รายจ่ายผิดกฎหมาย เช่น ค่าติดสินบน, ค่าปรับทางอาญา
หลักฐานประกอบรายจ่าย: ต้องมีอะไรบ้าง?
กรมสรรพากรกำหนดชัดเจนว่า หากบริษัทจะหักรายจ่ายในการยื่นภาษี ต้องมีหลักฐานดังต่อไปนี้:
- ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (ออกโดยผู้ประกอบการ VAT)
- ใบเสร็จรับเงิน หรือหลักฐานการโอนเงิน
- สัญญาหรือหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง
- หลักฐานการหักและนำส่งภาษี ณ ที่จ่าย (กรณีว่าจ้างบุคคลภายนอก)
ข้อควรรู้ : บริษัทควรจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ และบันทึกบัญชีรายเดือนให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันความเสี่ยงเมื่อมีการตรวจสอบย้อนหลัง
ตัวอย่างสถานการณ์จริง
กรณี 1: บริษัทจ่ายค่าโฆษณาบน Facebook 20,000 บาท
หักภาษีได้ หากมีใบเสร็จรับเงินจากFacebook และหลักฐานจ่ายที่ยืนยันกับใบแจ้งหนี้และนำส่ง ภพ.36
กรณี 2: กรรมการพาลูกค้าไปเลี้ยงอาหารเย็น 5,000 บาท
หักได้ ถ้ามีวัตถุประสงค์ส่งเสริมการขายและระบุในเอกสารชัดเจน
กรณี 3: พนักงานไปอบรม 3 วัน มีค่าเบี้ยเลี้ยง 2,000 บาท
หักได้ หากมีใบสำคัญเบิกจ่ายและรายงานการอบรม
สรุป: รายจ่ายที่ดี = ช่วยลดภาษีได้อย่างถูกต้อง
การเข้าใจว่า “รายจ่ายแบบไหนบ้างที่บริษัทสามารถหักภาษีได้” ถือเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญของผู้ประกอบการยุคใหม่ เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดเงินภาษีที่ไม่จำเป็นแล้ว ยังทำให้กิจการมีความโปร่งใส บริหารงานง่าย และพร้อมสำหรับการขยายธุรกิจในอนาคต
สิ่งที่ต้องยึดไว้คือ: รายจ่ายต้องมีเหตุผลทางธุรกิจ + มีเอกสารรองรับ + จัดเก็บบัญชีถูกต้อง = หักภาษีได้อย่างมั่นใจ