ขายทั้งหน้าร้านและออนไลน์ แต่ยอดขายกับเงินในบัญชีไม่ตรงกัน? แก้ไขอย่างไร?

คำตอบสั้นที่สุดคือ กิจการควรรวมยอดขายทุกช่องทางตามวันที่ขายหรือวันที่ส่งมอบสินค้า ไม่ใช่ตามวันที่เงินเข้าบัญชี แล้วกระทบเงินที่ได้รับแต่ละรอบกับยอดขายของช่องทางนั้น ส่วนยอดขายที่ยังไม่ได้รับเงิน ณ วันสิ้นเดือน ให้บันทึกเป็นยอดรอรับชำระแยกตามช่องทาง วิธีนี้ทำให้ยอดขายรายเดือน ภาษีขาย และยอดเงินในบัญชีธนาคารตรวจสอบย้อนกลับได้ทุกรายการ

บทความนี้สรุปประเด็นสำคัญในการทำบัญชีร้านค้าออนไลน์ที่มีหน้าร้านควบคู่กัน ตั้งแต่สาเหตุที่ยอดขายหลายช่องทางไม่ตรงกับยอดเงินที่เข้าบัญชี เอกสารที่แต่ละฝ่ายต้องจัดเตรียม ตัวอย่างการกระทบยอด ไปจนถึงแนวปฏิบัติที่ควรตกลงกับผู้ทำบัญชีก่อนปิดบัญชีประจำเดือน

เหตุใดยอดขายหน้าร้านและออนไลน์จึงไม่ตรงกับยอดเงินที่เข้าบัญชี

กิจการที่ขายหลายช่องทางมักพบว่ายอดขายในระบบการขายไม่เท่ากับยอดเงินในรายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) ของเดือนเดียวกัน สาเหตุส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากเงินสูญหาย แต่เป็นเพราะแต่ละช่องทาง โอนเงินให้กิจการคนละรอบ และหักค่าธรรมเนียมในรูปแบบที่แตกต่างกัน

รอบการโอนและอัตราค่าธรรมเนียมจริงเป็นไปตามสัญญากับผู้ให้บริการแต่ละราย ตารางข้างต้นแสดงเฉพาะลักษณะทั่วไป

หลักเกณฑ์การตัดยอด: ยึดวันที่ขาย ไม่ใช่วันที่เงินเข้าบัญชี

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม: สำหรับการขายสินค้าทั่วไป ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้นเมื่อส่งมอบสินค้า เว้นแต่จะมีการโอนกรรมสิทธิ์ ได้รับชำระราคา หรือออกใบกำกับภาษีก่อน (ประมวลรัษฎากร มาตรา 78 (1)) การที่แพลตฟอร์มโอนเงินในเดือนถัดไปจึงไม่ทำให้ยอดขายเลื่อนตามไปด้วย ศึกษารายละเอียดเรื่องจุดเกิดภาษีได้ที่ Tax Point คืออะไร?
• รายงานภาษีขาย: ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องลงรายการในรายงานภาษีขายภายในสามวันทำการนับแต่วันที่จำหน่ายสินค้าหรือบริการ (มาตรา 87) กิจการจึงต้องใช้ยอดขายรายวันจากระบบของแต่ละช่องทาง แทนการรอสรุปจากรายงานการโอนเงินของแพลตฟอร์ม ณ สิ้นเดือน
• ภาษีเงินได้นิติบุคคล: บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลต้องคำนวณรายได้ตามเกณฑ์สิทธิ กล่าวคือ รายได้ที่เกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชีใด ให้นำมารวมคำนวณในรอบระยะเวลาบัญชีนั้น แม้จะยังไม่ได้รับชำระ (มาตรา 65 วรรคสอง ตามแนววินิจฉัยของกรมสรรพากร)

ข้อมูลและเอกสารที่ต้องจัดเตรียม แยกตามผู้รับผิดชอบ

เอกสารแต่ละรายการควรมีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน และเรียกรายงานในช่วงวันที่เดียวกันทุกเดือน ตารางต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการแบ่งหน้าที่ ซึ่งแต่ละกิจการปรับได้ตามโครงสร้างงานของตน

ตัวอย่างสมมติ: กิจการที่ขาย 4 ช่องทาง ปิดบัญชีเดือนตุลาคม

ตัวอย่างสมมติ เพื่ออธิบายวิธีกระทบยอดเท่านั้น ตัวเลขไม่ได้มาจากกิจการจริง และไม่ได้แยกภาษีมูลค่าเพิ่มออกเพื่อความกระชับ

จากตารางข้างต้น มีข้อสังเกตดังนี้

• หากบันทึกยอดขายตามยอดเงินที่เข้าบัญชี (374,400 บาท) ยอดขายเดือนตุลาคมจะต่ำกว่าความเป็นจริง 105,600 บาท และค่าธรรมเนียม 16,000 บาทจะไม่ปรากฏในบัญชีค่าใช้จ่าย
• รายการที่ถูกต้องคือ ยอดขาย 480,000 บาท ค่าธรรมเนียม 16,000 บาท (พร้อมเอกสารประกอบ) และยอดรอรับชำระ 89,600 บาท แยกตามช่องทาง
• เงินที่ได้รับภายหลังให้นำไปตัดยอดรอรับชำระของเดือนที่ขาย ไม่ใช่บันทึกเป็นยอดขายใหม่ เช่น เงินที่ได้รับในเดือนพฤศจิกายนสำหรับยอดขายเดือนตุลาคม และเงินในรายการเดินบัญชีเดือนตุลาคมที่เป็นของยอดขายเดือนกันยายน
• กรณีลูกค้าคืนสินค้าของคำสั่งซื้อเดือนตุลาคมในเดือนพฤศจิกายน กิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและออกใบลดหนี้ต้องหักภาษีขายในเดือนที่ออกใบลดหนี้ (มาตรา 82/10) โดยไม่ต้องย้อนไปแก้ไขรายงานภาษีของเดือนตุลาคม ศึกษาวิธีบันทึกบัญชีได้ที่ ใบลดหนี้ บันทึกบัญชีอย่างไร เมื่อออกข้ามงวดบัญชี

แนวทางประสานงานกับผู้ทำบัญชี และประเด็นที่ต้องประเมินเป็นรายกิจการ

แนวปฏิบัติ 5 ข้อที่ควรตกลงร่วมกันก่อนปิดบัญชีประจำเดือน

1. วันที่ใช้ตัดยอดของแต่ละช่องทาง: เช่น วันที่ส่งมอบสินค้าหรือวันที่ระบบแสดงสถานะจัดส่งสำเร็จ และใช้หลักเกณฑ์เดียวกันทุกเดือน
2. ประเภทรายงานและช่วงวันที่ที่เรียกจากแต่ละระบบ: เรียกรายงานคำสั่งซื้อและรายงานการโอนเงินตั้งแต่วันที่ 1 ถึงวันสิ้นเดือนทุกครั้ง
3. บัญชีธนาคารที่ใช้รับเงินของแต่ละช่องทาง: การแยกบัญชีรับเงินช่วยให้กระทบยอดได้รวดเร็วขึ้น
4. ผู้ชี้แจงเมื่อพบยอดไม่ตรงกัน: กำหนดผู้ประสานงานฝั่งกิจการ 1 คนต่อช่องทาง
5. กำหนดส่งข้อมูล: ยอดขายรายวันต้องพร้อมสำหรับลงรายงานภาษีขายภายในสามวันทำการ ส่วนเอกสารปิดบัญชีประจำเดือนควรส่งครบถ้วนในช่วงต้นเดือนถัดไป เพื่อให้มีเวลากระทบยอดก่อนยื่นแบบ ภ.พ.30 ซึ่งมีกำหนดภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (มาตรา 83) อ่านเพิ่มเติมได้ที่ ภ.พ.30 คืออะไร?

ประเด็นที่สำนักงานบัญชีต้องประเมินเป็นรายกิจการ

ประเด็นต่อไปนี้ไม่มีคำตอบเดียวที่ใช้ได้กับทุกกิจการ เพราะขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจ สัญญากับผู้ให้บริการ และเอกสารจริง

• จุดเกิดภาษีของแต่ละช่องทาง: การขายผ่านแพลตฟอร์มและการขายแบบเก็บเงินปลายทางอาจมีจุดเกิดภาษีต่างกัน
• วิธีออกใบกำกับภาษีของแต่ละช่องทาง: การออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจากเครื่อง POS ที่หน้าร้านต้องเป็นไปตามเงื่อนไขการขออนุมัติใช้เครื่อง (ดู ภ.พ.06 คืออะไร) ส่วนการขายผ่านแพลตฟอร์มมีประเด็นเฉพาะที่อธิบายไว้ใน การขายผ่าน Shopee และ TikTok กับใบกำกับภาษี
• ค่าธรรมเนียมที่ถูกหักก่อนโอน: วิธีบันทึกบัญชีและเอกสารทางภาษีขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการแต่ละราย ผู้ทำบัญชีต้องตรวจสอบเอกสารจริงก่อนสรุป
• ผังบัญชีและบัญชีพักรอรับเงิน: ระดับความละเอียดในการแยกบัญชียอดรอรับชำระตามช่องทาง
• ปริมาณรายการและรูปแบบไฟล์: จำนวนบิลและคำสั่งซื้อต่อเดือน รวมถึงระบบที่ใช้ มีผลต่อขอบเขตงานบัญชีรายเดือน

ทีมบัญชีของ Greenpro KSP พิจารณาประเด็นเหล่านี้จากเอกสารจริงของกิจการก่อนเสนอขอบเขตงาน รายละเอียดบริการดูได้ที่ บริการรับทำบัญชีและยื่นภาษี

ข้อมูลที่ควรจัดเตรียมก่อนติดต่อทีมบัญชี

ข้อมูลต่อไปนี้ช่วยให้ผู้ทำบัญชีประเมินปริมาณงานและจุดเสี่ยงได้ตั้งแต่การหารือครั้งแรก

• รายชื่อช่องทางการขายทั้งหมด และบัญชีธนาคารที่ใช้รับเงินของแต่ละช่องทาง
• จำนวนบิลหรือคำสั่งซื้อโดยประมาณต่อเดือนของแต่ละช่องทาง
• สถานะการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และวิธีออกใบกำกับภาษีที่ใช้อยู่
• ระบบ POS โปรแกรมขาย หรือโปรแกรมบัญชีที่ใช้ และรายงานที่ส่งออกได้
• ตัวอย่างรายงานการโอนเงินจากแพลตฟอร์ม 1 เดือน และรายการเดินบัญชีของเดือนเดียวกัน
• ปัญหาที่พบ เช่น ยอดไม่ตรงกันในเดือนใด ช่องทางใด และเป็นจำนวนประมาณเท่าใด
• ผู้ดูแลงานบัญชีในปัจจุบัน และขอบเขตงานที่ต้องการให้สำนักงานบัญชีรับดูแล

สรุป

กิจการที่ขายทั้งหน้าร้านและออนไลน์ควรรวมยอดขายตามวันที่ขายหรือวันที่ส่งมอบสินค้า กระทบเงินที่ได้รับแต่ละรอบกับยอดขายเดิม และแยกค่าธรรมเนียมกับยอดรอรับชำระ ณ สิ้นเดือนให้ชัดเจน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่ การใช้ยอดเงินที่โอนเข้าเป็นยอดขาย การรอลงรายงานภาษีขายครั้งเดียว ณ สิ้นเดือน และการบันทึกเงินของยอดขายเดือนก่อนเป็นยอดขายใหม่

ขั้นตอนถัดไปคือตกลงแนวปฏิบัติ 5 ข้อกับผู้ทำบัญชี และจัดเตรียมข้อมูลตามรายการข้างต้น เพื่อให้ผู้ทำบัญชีประเมินประเด็นเฉพาะของกิจการได้ตรงจุด

ให้ Greenpro KSP ประเมินงานบัญชีรายเดือนสำหรับกิจการที่ขายหลายช่องทาง

โปรดแจ้งลักษณะกิจการ ปัญหาที่พบในการรวมยอดขายหลายช่องทาง และปริมาณงานโดยประมาณ เพื่อขอประเมินงานบัญชีรายเดือน ทีมบัญชีจะติดต่อกลับเพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

• บริการรับทำบัญชีและยื่นภาษี
• ติดต่อผ่าน LINE @greenprokspacc
• ขอใบเสนอราคา

ติดต่อสอบถามได้ทางโทรศัพท์ 085-067-4884 ทาง LINE @greenprokspacc หรือผ่านแบบฟอร์มที่หน้า ติดต่อเรา