หนังสือรับรองบริษัท คืออะไร
เอกสารฉบับนี้คือเอกสารราชการที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ใช้ยืนยันว่านิติบุคคลนั้นจดทะเบียนถูกต้อง มีสถานะ “ยังดำเนินกิจการอยู่” และระบุรายละเอียดสำคัญของบริษัทไว้ครบ
คำที่คนเรียกกันหลายแบบ แต่หมายถึงเอกสารตัวเดียวกันทั้งหมด
| คำที่ใช้เรียก | หมายถึง |
|---|---|
| หนังสือรับรองบริษัท | เอกสารเดียวกัน |
| หนังสือรับรองนิติบุคคล | เอกสารเดียวกัน (ชื่อทางการ ครอบคลุมทั้ง บจก. และ หจก.) |
| หนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคล | เอกสารเดียวกัน |
| คัดหนังสือรับรอง / คัดหนังสือรับรองบริษัท | คำที่ใช้เรียกการ “ขอสำเนา” เอกสารฉบับนี้ |
“คัด” กับ “ขอ” ต่างกันไหม — ในทางปฏิบัติไม่ต่างกัน ทั้งสองคำหมายถึงการขอเอกสารรับรองชุดใหม่จากฐานข้อมูล DBD ซึ่งจะพิมพ์วันที่ออกเอกสารเป็นวันที่ขอเสมอ
หนังสือรับรองบริษัทใช้ทำอะไรได้บ้าง
- เปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคล ทุกธนาคารต้องการหนังสือรับรองอายุไม่เกิน 30 วัน (ดูเอกสารที่ต้องใช้เปิดบัญชีบริษัท)
- ขอสินเชื่อธุรกิจ หรือวงเงินหมุนเวียน
- ขึ้นทะเบียนประกันสังคมนายจ้างเมื่อมีพนักงานคนแรก
- จดทะเบียน VAT กับกรมสรรพากร
- เปิด Vendor Code กับลูกค้านิติบุคคล
- เซ็นสัญญาเช่า สัญญาจ้าง สัญญาคู่ค้า
- เข้าประมูลงานราชการหรือบริษัทเอกชนขนาดใหญ่
- ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของคู่ค้าก่อนทำสัญญา
องค์ประกอบในหนังสือรับรอง 6 รายการสำคัญ
- ชื่อบริษัทภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ตามที่จดทะเบียน
- เลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก (เลขเดียวกับเลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
- ที่ตั้งสำนักงานใหญ่และสาขา ถ้ามี
- ทุนจดทะเบียน จำนวนหุ้น และมูลค่าหุ้น
- รายชื่อกรรมการผู้มีอำนาจ พร้อมเงื่อนไขการลงนาม
- วัตถุประสงค์การประกอบกิจการตามที่จดไว้
ขอหนังสือรับรองบริษัทออนไลน์ กับไปที่ DBD แบบไหนคุ้มกว่า
| เกณฑ์ | ขอออนไลน์ (DBD e-Service) | ไปสำนักงาน DBD |
|---|---|---|
| เวลาที่ใช้ | 30 นาที – 3 วันทำการ | 1–2 ชั่วโมง (รอคิว) |
| ค่าธรรมเนียมราชการ | 200 บาท/ฉบับ | 200 บาท/ฉบับ |
| ค่าบริการเพิ่มเติม | 150 บาท (รับที่ธนาคาร) | ไม่มี |
| เวลาทำการ | ทุกวัน 06.00–21.00 น. | จันทร์–ศุกร์ 08.30–16.30 น. |
| ต้องเดินทาง | ไม่ต้อง | ต้องไปด้วยตนเอง |
| รูปแบบเอกสาร | ไฟล์ PDF ลายเซ็นดิจิทัล หรือฉบับกระดาษ | ฉบับกระดาษเท่านั้น |
| ใช้กับธนาคารได้ | ได้ | ได้ |
| เหมาะกับ | คนที่ต้องการเอกสารด่วน ทำนอกเวลาราชการ | คนที่ไม่ถนัดใช้ระบบออนไลน์ |
สรุปคือการขอออนไลน์คุ้มกว่าสำหรับกรณีทั่วไป เพราะค่าบริการที่เพิ่มมาน้อยกว่าค่าเดินทางและเวลาที่เสียไป และทำได้นอกเวลาราชการ
ขั้นตอนคัดหนังสือรับรองบริษัทออนไลน์ผ่าน DBD e-Service (10 ขั้นตอน)
ขั้นตอนที่ 1 เข้าระบบ DBD e-Service
ไปที่ www.dbd.go.th แล้วคลิกเมนู “บริการออนไลน์” เลือก “ขอหนังสือรับรอง/รับรองสำเนาเอกสาร”
เคล็ดลับ: บุ๊กมาร์ก URL ตรงที่ ebiz.dbd.go.th/eservice-web/ ไว้เลย เพราะต้องใช้บ่อย
ขั้นตอนที่ 2 สมัครสมาชิก (ครั้งแรกเท่านั้น)
- ใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลัก
- กรอกอีเมลและเบอร์โทรที่ใช้งานจริง เพราะต้องรับ OTP ยืนยัน
- ตั้งรหัสผ่านที่มีตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษ รวมไม่น้อยกว่า 8 ตัว
ขั้นตอนที่ 3 ลงชื่อเข้าใช้งาน
ล็อกอินด้วยเลขบัตรประชาชนและรหัสผ่าน แล้วคลิก “ขอหนังสือรับรอง / คัดสำเนา”
ขั้นตอนที่ 4 เลือกประเภทเอกสาร
ระบบมีแพ็กเกจหลักให้เลือก 5 แบบ
| แพ็กเกจ | ค่าธรรมเนียม | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| หนังสือรับรอง (รายการปัจจุบัน) | 200 บาท | เปิดบัญชีธนาคาร ทำสัญญา |
| บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) | 50 บาท | ตรวจสอบโครงสร้างผู้ถือหุ้น |
| งบการเงินล่าสุด | 50 บาท | ขอสินเชื่อ ตรวจสอบฐานะ |
| รายการจดทะเบียนจัดตั้ง | 50 บาท | ตรวจประวัติบริษัท |
| รายการจดทะเบียนล่าสุด | 50 บาท | ตรวจประวัติการเปลี่ยนแปลง |
ถ้าต้องการเลือกเองทีละรายการ ให้กด “เลือกเอกสารด้วยตัวเอง” รายละเอียดของ บอจ.5 อ่านเพิ่มที่ บอจ.5 คืออะไร
ขั้นตอนที่ 5 ค้นหาบริษัท
กรอกเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก หรือชื่อบริษัท แล้วระบบจะแสดงข้อมูลให้ยืนยัน
แนะนำให้ใช้เลขทะเบียน เพราะแม่นยำกว่า ชื่อบริษัทอาจซ้ำหรือคล้ายกับบริษัทอื่น
ขั้นตอนที่ 6 ระบุชื่อในใบเสร็จ
- เลือก “นิติบุคคล” ถ้าต้องการให้ใบเสร็จออกในนามบริษัท เพื่อใช้ลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายได้
- เลือก “บุคคลธรรมดา” ถ้าออกเงินเอง
ขั้นตอนที่ 7 ตรวจสอบคำขอ
ระบบจะสรุปข้อมูลทั้งหมดก่อนชำระเงิน ตรวจให้ละเอียด เพราะหลังชำระแล้วแก้ไขไม่ได้
ขั้นตอนที่ 8 เลือกช่องทางรับเอกสาร
ขั้นตอนที่ 9 ชำระเงิน
ชำระได้ 4 ช่องทาง คือ QR Code หรือบาร์โค้ดผ่านแอปธนาคาร, Internet Banking, ATM และเคาน์เตอร์ธนาคารด้วยใบ Pay-In
ขั้นตอนที่ 10 ดาวน์โหลดหรือรอรับเอกสาร
- เลือกไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ดาวน์โหลดได้ในระบบเมื่อสถานะขึ้นว่าพร้อม
- เลือกรับที่ธนาคาร นำใบยืนยันไปแสดงที่สาขาที่เลือกไว้
- ตรวจสอบสถานะได้ที่เมนู “ตรวจสอบรายการคำขอ”
คัดเอกสารนิติบุคคลจาก DBD คัดอะไรได้บ้าง
คำว่า คัดเอกสาร ที่คนใช้กันทั่วไป หมายถึงการขอสำเนาเอกสารนิติบุคคล ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ารับรองความถูกต้อง ซึ่งไม่ได้มีแค่หนังสือรับรองอย่างเดียว ระบบ DBD e-Service คัดเอกสารได้หลายประเภท และแต่ละประเภทใช้คนละงาน หลายคนเสียเวลาเพราะขอผิดประเภทตั้งแต่ต้น
| เอกสารที่คัดได้ | บอกอะไร | มักใช้ตอนไหน |
|---|---|---|
| หนังสือรับรองนิติบุคคล | ชื่อ ทุน กรรมการ อำนาจลงนาม วัตถุที่ประสงค์ | เปิดบัญชีธนาคาร ทำสัญญา ยื่นประมูลงาน |
| บอจ.5 (สำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น) | ใครถือหุ้นและถือกี่หุ้น | ตรวจสอบโครงสร้างผู้ถือหุ้น ซื้อขายกิจการ |
| งบการเงิน | ฐานะการเงินและผลประกอบการที่นำส่งไว้ | ตรวจเครดิตคู่ค้า ขอสินเชื่อ |
| หนังสือรับรองข้อความในทะเบียนพาณิชย์ | ข้อมูลร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ | กรณีเป็นบุคคลธรรมดาไม่ใช่นิติบุคคล |
| รายการจดทะเบียนจัดตั้งและแก้ไขเพิ่มเติม | ประวัติการเปลี่ยนแปลงของกิจการ | ตรวจย้อนหลังว่าเคยแก้ไขอะไรไปแล้ว |
ขั้นตอนคัดเอกสารทุกประเภทใช้ระบบเดียวกันกับที่อธิบายไว้ด้านบน ต่างกันแค่ตอนเลือกประเภทเอกสารในขั้นตอนที่ 4 ถ้าไม่แน่ใจว่าปลายทางต้องการอะไร ให้ถามผู้รับเอกสารก่อนว่าต้องการฉบับไหน เพราะค่าธรรมเนียมคิดแยกตามฉบับและตามจำนวนหน้า
คัดเอกสารแบบไฟล์ PDF กับแบบตัวจริง เลือกแบบไหน
ตอนเลือกช่องทางรับเอกสาร ระบบจะให้เลือกระหว่างไฟล์อิเล็กทรอนิกส์กับฉบับที่มีตราประทับ สองแบบนี้ราคาและเวลาต่างกันมาก และปลายทางบางแห่งรับเฉพาะแบบใดแบบหนึ่ง จึงควรถามก่อนจ่ายเงิน
| ประเด็น | ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ | ฉบับตราประทับ |
|---|---|---|
| ได้เมื่อไหร่ | ดาวน์โหลดได้เกือบทันทีหลังชำระเงิน | รับที่ธนาคารในวันเดียวกัน หรือรอไปรษณีย์ 3-5 วันทำการ |
| ค่าใช้จ่าย | ค่าธรรมเนียมราชการอย่างเดียว | มีค่าบริการช่องทางรับเพิ่ม |
| เหมาะกับ | ส่งอีเมล แนบในระบบออนไลน์ เก็บไว้อ้างอิง | เปิดบัญชีธนาคาร ยื่นประมูลงาน ทำนิติกรรมที่ต้องใช้ตัวจริง |
| ข้อควรระวัง | บางหน่วยงานยังไม่รับไฟล์ ต้องถามก่อน | ถ้าข้อมูลทะเบียนไม่เป็นปัจจุบัน ต้องจดแก้ไขก่อนจึงคัดใหม่ |
ข้อควรจำคือทั้งสองแบบมีข้อมูลเหมือนกัน ต่างกันแค่รูปแบบและการรับรองความถูกต้อง ถ้าไม่แน่ใจ ให้เริ่มจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก่อนเพราะถูกและเร็วกว่า แล้วค่อยขอฉบับตราประทับเมื่อปลายทางยืนยันว่าต้องใช้ตัวจริงเท่านั้น
ค่าธรรมเนียมขอหนังสือรับรองบริษัท ทั้งหมดกี่บาท
ค่าใช้จ่ายแบ่งเป็น 2 ส่วน คือค่าธรรมเนียมราชการ กับค่าบริการตามช่องทางรับเอกสาร
1. ค่าธรรมเนียมราชการ ตามกฎกระทรวง
| ประเภทนิติบุคคล | ค่าธรรมเนียม/ฉบับ |
|---|---|
| ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล / ห้างหุ้นส่วนจำกัด | 200 บาท |
| บริษัทจำกัด | 200 บาท |
| บริษัทมหาชนจำกัด | 200 บาท |
2. ค่าบริการเพิ่มเติมตามช่องทางรับ
- รับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์: ไม่มีค่าบริการ
- รับที่ธนาคาร: เพิ่ม 150 บาท
- ส่ง EMS: เพิ่ม 60–80 บาท
- เจ้าหน้าที่ DBD จัดส่ง: เพิ่ม 150 บาท
ตัวอย่างค่าใช้จ่ายจริง ขอ 1 ฉบับ รับที่ธนาคาร = 200 + 150 = 350 บาท
หนังสือรับรองบริษัท ภาษาอังกฤษ ขอยังไง
กรณีต้องใช้เอกสารฉบับนี้ประกอบเอกสารกับคู่ค้าต่างประเทศ เปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ หรือยื่นขอวีซ่า/ใบอนุญาตทำงาน จะต้องใช้ฉบับภาษาอังกฤษ
ขอจาก DBD ได้โดยตรง กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีระบบแปลเอกสารฉบับนี้เป็นภาษาอังกฤษของตัวเอง แยกจากระบบ e-Service ปกติ ใช้งานที่ encert.dbd.go.th ระบบจะออกเอกสารที่แปลตามฐานข้อมูลทะเบียนจริง ไม่ใช่การแปลเองแล้วให้ใครรับรอง
ขั้นตอนโดยสรุป
- เข้าเว็บ encert.dbd.go.th แล้วเลือกบริการหนังสือรับรองนิติบุคคลภาษาอังกฤษ
- ยืนยันตัวตนและระบุเลขทะเบียนนิติบุคคล 13 หลัก
- ตรวจคำแปลชื่อบริษัท ที่อยู่ และวัตถุประสงค์ ให้ตรงกับที่ใช้ในเอกสารต่างประเทศชุดอื่น
- ชำระค่าธรรมเนียม แล้วรอรับเอกสาร
ข้อควรรู้ที่มักพลาดกัน
- ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษที่ระบบใช้ คือชื่อที่จดทะเบียนไว้กับ DBD ถ้าจดไว้ไม่ตรงกับที่ใช้จริง ต้องไปจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงชื่อภาษาอังกฤษก่อน
- ถ้าปลายทางต้องการเอกสารที่ผ่านการรับรองนิติกรณ์เพื่อใช้ในต่างประเทศ (Legalization) ยังต้องนำไปรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศเพิ่มอีกขั้นหนึ่ง ซึ่งเป็นคนละเรื่องกับการขอฉบับภาษาอังกฤษจาก DBD
- ถ้าบริษัทไม่เคยจดชื่อภาษาอังกฤษไว้ตอนจดทะเบียน ต้องยื่นจดเพิ่มก่อนถึงจะขอฉบับภาษาอังกฤษได้
อ่านหนังสือรับรองยังไง ตรวจอะไรบ้างก่อนเอาไปใช้
หลายเคสที่ธนาคารหรือคู่ค้าตีกลับเอกสาร ไม่ได้เกิดจากขอผิดประเภท แต่เกิดจากไม่ได้ตรวจ 4 จุดนี้
| จุดที่ต้องตรวจ | ตรวจอะไร |
|---|---|
| วันที่ออกเอกสาร | ธนาคารส่วนใหญ่รับไม่เกิน 30 วัน หน่วยงานราชการมักรับไม่เกิน 3 เดือน |
| สถานะนิติบุคคล | ต้องขึ้นว่า “ยังดำเนินกิจการอยู่” ถ้าขึ้นว่าร้าง/เลิก ใช้ไม่ได้ |
| เงื่อนไขการลงนาม | ดูว่ากรรมการต้องเซ็นกี่คน และต้องประทับตราหรือไม่ ถ้าเซ็นไม่ครบตามเงื่อนไข สัญญาอาจไม่ผูกพันบริษัท |
| วัตถุประสงค์ | งานที่จะรับต้องอยู่ในวัตถุประสงค์ที่จดไว้ ถ้าไม่มีต้องจดเพิ่มก่อน |
ถ้าตรวจแล้วพบว่าข้อมูลไม่ตรงกับความจริง เช่น เปลี่ยนกรรมการหรือย้ายที่อยู่แล้วแต่ในเอกสารยังเป็นของเดิม แปลว่ายังไม่ได้ยื่นจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงกับ DBD ต้องยื่นจดเปลี่ยนแปลงให้เรียบร้อยก่อน แล้วค่อยขอหนังสือรับรองใหม่
ธนาคารที่ออกหนังสือรับรองได้
ปัจจุบันมีธนาคารที่ให้บริการออกเอกสารฉบับนี้ผ่านระบบ e-Certificate ดังนี้
- ธนาคารกรุงเทพ (BBL)
- ธนาคารกรุงไทย (KTB)
- ธนาคารกสิกรไทย (KBank)
- ธนาคารไทยพาณิชย์ (SCB)
- ธนาคารกรุงศรีอยุธยา (BAY)
- ธนาคารทหารไทยธนชาต (TTB)
- ธนาคารออมสิน (GSB)
- ธนาคารเพื่อการเกษตรและสหกรณ์การเกษตร (ธ.ก.ส.)
- ธนาคารเกียรตินาคินภัทร (KKP)
- ธนาคารมิซูโฮ (Mizuho)
ก่อนเดินทางไปรับ ควรตรวจรายชื่อสาขาที่ให้บริการในเว็บไซต์ DBD อีกครั้ง เพราะไม่ใช่ทุกสาขาที่รองรับ
คำถามที่พบบ่อย
สรุป
การขอเอกสารฉบับนี้ออนไลน์ผ่าน DBD e-Service เสียค่าธรรมเนียมราชการ 200 บาทต่อฉบับ ถ้าเลือกรับที่ธนาคารจ่ายเพิ่ม 150 บาท และได้เอกสารภายใน 30 นาที ถ้าไม่รีบเลือกรับเป็นไฟล์ PDF ก็ไม่มีค่าบริการเพิ่ม ทั้งหมดทำได้เองโดยไม่ต้องเป็นกรรมการบริษัท
จุดที่คนพลาดบ่อยที่สุดไม่ใช่ขั้นตอนการขอ แต่เป็นการไม่ตรวจเอกสารก่อนเอาไปใช้ ทั้งวันที่ออกเอกสารที่เกิน 30 วันจนธนาคารไม่รับ เงื่อนไขการลงนามที่เซ็นไม่ครบจนสัญญาไม่ผูกพันบริษัท และวัตถุประสงค์ที่ไม่ครอบคลุมงานที่กำลังจะรับ อีกเรื่องที่เข้าใจผิดกันมากคือคิดว่า DBD ออกฉบับภาษาอังกฤษไม่ได้ ทั้งที่มีระบบแยกไว้ให้แล้วที่ encert.dbd.go.th
สิ่งที่ควรทำต่อคือตรวจว่าข้อมูลทะเบียนเป็นปัจจุบันหรือยัง ถ้าเปลี่ยนกรรมการ ย้ายที่อยู่ เพิ่มทุน หรือเพิ่มวัตถุประสงค์ไปแล้วแต่ยังไม่ได้จดทะเบียนเปลี่ยนแปลง หนังสือรับรองที่ขอมาก็จะยังเป็นข้อมูลเก่าและใช้ไม่ได้
ให้ Greenpro KSP ดูแลเรื่องเอกสารนิติบุคคลให้
ถ้าต้องใช้เอกสารด่วน หรือพบว่าข้อมูลทะเบียนยังไม่เป็นปัจจุบันจนต้องจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงก่อน ทีมงานรับดำเนินการแทนได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ให้คำปรึกษาฟรี
