Odoo คืออะไร แบบสรุป
Odoo คือชุดซอฟต์แวร์บริหารธุรกิจแบบ ERP ที่รวมโมดูลงานหลายด้านไว้ในระบบเดียว จุดต่างจากโปรแกรมบัญชีทั่วไปคือข้อมูลไหลต่อกันทั้งสายงาน ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ตัดสต๊อก ออกใบกำกับภาษี ไปจนถึงบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำหลายรอบ
| จุดเด่น | ความหมายในทางปฏิบัติ |
|---|---|
| Modular | เลือกเปิดเฉพาะโมดูลที่ใช้ ค่อยเพิ่มทีหลังได้ |
| ข้อมูลชุดเดียว | ขายตัดสต๊อก แล้วลงบัญชีอัตโนมัติในทันที |
| Open Source | มีรุ่น Community ที่ไม่มีค่าลิขสิทธิ์ และรุ่น Enterprise ที่มีฟีเจอร์เพิ่ม |
| ปรับแต่งได้ | เพิ่มฟิลด์และรายงานตามงานจริงของกิจการได้ |
หากต้องการรายละเอียดเชิงลึกเรื่องเวอร์ชัน โมดูลทั้งหมด ราคา และการเปรียบเทียบกับ ERP เจ้าอื่น อ่านต่อได้ที่ คู่มือ Odoo ฉบับสมบูรณ์สำหรับธุรกิจไทย ซึ่งเขียนไว้ครบทุกประเด็นแล้ว
โมดูลของ Odoo ที่เกี่ยวกับงานบัญชีโดยตรง
จากมุมของสำนักงานบัญชี โมดูลที่มีผลต่อการปิดงบและยื่นภาษีมีอยู่ไม่กี่ตัว แต่ตั้งค่าผิดตัวเดียวก็กระทบทั้งระบบ
- Accounting หัวใจของงานบัญชี ผังบัญชี สมุดรายวัน งบการเงิน และการกระทบยอด
- Sales กับ Invoicing ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี ซึ่งต้องปรับรูปแบบให้ตรงกฎหมายไทย
- Purchase ใบสั่งซื้อและการรับใบกำกับภาษีซื้อ มีผลต่อการเคลมภาษีซื้อโดยตรง
- Inventory ตัดสต๊อกและคำนวณต้นทุน ซึ่งเชื่อมกับต้นทุนขายในงบกำไรขาดทุน
- POS สำหรับหน้าร้าน ต้องดูเงื่อนไขการใช้เครื่องบันทึกการเก็บเงินตามที่สรรพากรกำหนดควบคู่ไปด้วย
หากยังไม่แน่ใจว่าระบบบัญชีของกิจการควรมีอะไรบ้างก่อนย้ายเข้า ERP อ่านพื้นฐานได้ที่ ระบบบัญชีในบริษัทควรมีอะไรบ้าง
Odoo กับระบบภาษีไทย ต้องปรับอะไรบ้าง
นี่คือส่วนที่ทำให้โครงการ ERP หลายโครงการสะดุดหลังใช้งานจริง เพราะ Odoo มาตรฐานออกแบบมาให้ใช้ได้ทั่วโลก ไม่ได้ตั้งค่าตามประมวลรัษฎากรไทยมาให้ตั้งแต่แรก
ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% และภาษีซื้อภาษีขาย
ต้องตั้งค่าอัตราภาษี 7% พร้อมแยกบัญชีภาษีซื้อและภาษีขายให้ถูกต้อง และตรวจว่าระบบคำนวณแบบถอด VAT ออกจากราคารวมได้ ไม่ใช่คูณเพิ่มอย่างเดียว รวมถึงต้องออกรายงานภาษีซื้อและภาษีขายรายเดือนให้ตรงรูปแบบที่ใช้ยื่น ภ.พ.30 ได้
พื้นฐานเรื่องกลไกภาษีซื้อภาษีขาย อ่านได้ที่ ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) คืออะไร
ใบกำกับภาษีเต็มรูป
แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้มาตรฐานของ Odoo ไม่ได้มีรายการครบตามที่กฎหมายไทยกำหนด ต้องแก้เทมเพลตให้แสดงคำว่า “ใบกำกับภาษี” เลขประจำตัวผู้เสียภาษีทั้งสองฝ่าย และข้อความระบุสำนักงานใหญ่หรือเลขสาขา 5 หลัก
รายการที่ต้องมีครบดูได้ที่ ใบกำกับภาษีเต็มรูป ก่อนสั่งให้ผู้วางระบบแก้เทมเพลต จะได้ไม่ต้องแก้ซ้ำหลายรอบ
ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้
Odoo มีฟังก์ชัน Credit Note มาให้ แต่ต้องปรับให้เอกสารแสดงครบทั้งมูลค่าเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง และผลต่าง ตามที่คำสั่งกรมสรรพากรกำหนด ไม่ใช่แสดงเฉพาะยอดผลต่างอย่างเดียวแบบค่ามาตรฐาน
เงื่อนไขและรายการที่ต้องมี อ่านที่ ใบลดหนี้ คืออะไร
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
งานที่ระบบสากลไม่มีคือการหัก ณ ที่จ่ายตอนจ่ายเงิน ต้องตั้งค่าอัตราหักตามประเภทเงินได้ ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และดึงข้อมูลไปทำแบบ ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ได้
e-Tax Invoice และ e-Receipt
หากกิจการเข้าระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องตรวจว่าระบบสร้างไฟล์ตามโครงสร้างที่กรมสรรพากรกำหนดและลงลายมือชื่อดิจิทัลได้ ซึ่งมักต้องต่อกับผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาต ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่มาพร้อมระบบมาตรฐาน
ผังบัญชีไทย
ผังบัญชีเริ่มต้นของ Odoo เป็นแบบสากล ต้องปรับให้เข้ากับผังบัญชีที่ใช้ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อให้ออกงบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนตามรูปแบบที่ใช้ยื่นได้จริง
Odoo กับการปิดงบและผู้สอบบัญชี
ต่อให้ระบบบันทึกรายการได้ครบ การปิดงบยังต้องผ่านผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเหมือนเดิม สิ่งที่ควรเตรียมตั้งแต่วางระบบคือ
- สิทธิ์เข้าถึงสำหรับผู้ตรวจสอบ สร้าง user แบบอ่านอย่างเดียวให้ผู้สอบบัญชีดูข้อมูลย้อนหลังได้
- ร่องรอยการแก้ไข เปิด log ให้เห็นว่าใครแก้รายการใดเมื่อไหร่ เพราะเป็นสิ่งที่ผู้สอบบัญชีขอดูเสมอ
- การล็อกงวดบัญชี ปิดงวดที่ตรวจแล้วไม่ให้ย้อนกลับไปแก้ ป้องกันตัวเลขเปลี่ยนหลังยื่นงบ
- รายงานที่ส่งออกได้ งบทดลอง สมุดรายวัน และรายงานภาษี ต้องส่งออกเป็นไฟล์ให้ผู้สอบบัญชีได้
ประเด็นเหล่านี้ควรคุยกับทั้งผู้วางระบบและสำนักงานบัญชีพร้อมกันตั้งแต่ต้นโครงการ ไม่ใช่ตอนใกล้ปิดงบ
ข้อควรรู้ก่อนตัดสินใจใช้ Odoo
- ค่าใช้จ่ายไม่ได้มีแค่ค่าลิขสิทธิ์ ต้องรวมค่าวางระบบ ค่าปรับแต่งให้เข้ากฎหมายไทย ค่าย้ายข้อมูล และค่าอบรมทีม
- ต้องมีคนดูแลต่อเนื่อง ระบบ ERP ไม่ใช่ติดตั้งครั้งเดียวจบ ต้องมีผู้ดูแลเมื่ออัปเกรดเวอร์ชันหรือกฎหมายเปลี่ยน
- ข้อมูลตั้งต้นต้องสะอาด ถ้าย้ายข้อมูลที่ผิดเข้าไป ระบบใหม่จะผิดตามทันที ควรเคลียร์บัญชีค้างให้จบก่อนย้าย
- ทีมต้องเปลี่ยนวิธีทำงาน ประโยชน์ของ ERP เกิดเมื่อทุกฝ่ายบันทึกในระบบเดียวกัน ถ้ายังทำ Excel คู่ขนานจะไม่ได้ผล
Odoo เหมาะกับธุรกิจแบบไหน
| เหมาะ | ยังไม่จำเป็น |
|---|---|
| มีสต๊อกสินค้าและหลายช่องทางขาย | ธุรกิจบริการที่รายการไม่ซับซ้อน |
| ต้องการให้ขาย คลัง และบัญชีเชื่อมกัน | ใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปแล้วยังพอ |
| มีหลายสาขาหรือหลายบริษัทในเครือ | กิจการเจ้าของคนเดียว รายการน้อย |
| ต้องการรายงานต้นทุนแบบเรียลไทม์ | ยังไม่มีทีมที่จะดูแลระบบต่อเนื่อง |
ถ้ายังอยู่ในกลุ่มขวา การ วางระบบบัญชีให้เป็นระเบียบก่อน จะคุ้มกว่าการลงทุน ERP ทันที
ใครวางระบบ Odoo ในไทยได้บ้าง
การวางระบบ Odoo ให้ใช้งานได้จริงในไทยต้องอาศัยทีมที่เข้าใจทั้งตัวระบบและกฎหมายภาษีไทย เพราะงานส่วนใหญ่คือการปรับให้เอกสารและรายงานตรงกับที่กรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้ายอมรับ
สิ่งที่ควรถามผู้วางระบบก่อนเริ่มโครงการ
- เคยปรับใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ผ่านการตรวจของสรรพากรมาแล้วกี่ราย
- รองรับการออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายและทำ ภ.ง.ด.3 กับ ภ.ง.ด.53 ได้ไหม
- เชื่อมต่อ e-Tax Invoice ได้หรือไม่ ผ่านผู้ให้บริการรายใด
- มีบริการดูแลหลังส่งมอบและอัปเกรดเวอร์ชันอย่างไร
ในเครือของเรา งานวางระบบ Odoo ดูแลโดย Perfect Blending ซึ่งเป็นพาร์ทเนอร์ Odoo ทำงานร่วมกับทีมบัญชีของ Greenpro KSP ทำให้ระบบที่วางเสร็จออกเอกสารและรายงานที่ใช้ยื่นภาษีได้จริง ไม่ต้องมาแก้ทีหลัง
คำถามที่พบบ่อย
สรุป
Odoo เป็นระบบ ERP ที่ใช้กับธุรกิจไทยได้จริง และช่วยให้ข้อมูลขาย คลัง และบัญชีเชื่อมกันโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ แต่ระบบมาตรฐานไม่ได้ตั้งค่าตามกฎหมายไทยมาให้ ต้องปรับเพิ่มทั้งอัตรา VAT รูปแบบใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ หัก ณ ที่จ่าย และผังบัญชี
จุดที่ทำให้โครงการ ERP สะดุดบ่อยที่สุดไม่ใช่เรื่องเทคนิค แต่เป็นการวางระบบเสร็จแล้วพบว่าเอกสารที่ออกมาใช้ยื่นภาษีไม่ได้ ต้องกลับมาแก้เทมเพลตและรายงานใหม่ ซึ่งเสียทั้งเวลาและงบประมาณ
สิ่งที่ควรทำตั้งแต่ต้นคือให้ผู้วางระบบกับสำนักงานบัญชีคุยกันตั้งแต่ก่อนเริ่มโครงการ เพื่อกำหนดว่าเอกสารและรายงานที่ต้องออกมีอะไรบ้าง แล้วค่อยออกแบบระบบตามนั้น
ปรึกษาเรื่องบัญชีภาษีสำหรับผู้ใช้ Odoo
ถ้ากำลังจะวางระบบ Odoo หรือใช้อยู่แล้วแต่ไม่แน่ใจว่าเอกสารที่ระบบออกมาใช้ยื่นภาษีได้หรือไม่ ทีมงาน Greenpro KSP ให้คำปรึกษาฟรี
